文書管理システムとは？主な機能・選び方・電子帳簿保存法への対応とAIの活用を解説

「必要な文書を探すのに時間がかかる」「紙の書類の保管場所が足りない」「電子帳簿保存法への対応が必要と聞いた」。文書の管理に悩む企業から、こうした相談をよくいただきます。

文書管理システムは、契約書、請求書、社内の規程などの文書を電子で保存し、検索、アクセスの権限の管理、版の管理などを行うシステムです。国税庁の資料などによると、2024年1月からは、電子でやり取りした取引のデータを、要件に沿って保存することが必要とされており、文書管理の見直しが求められています。

本記事では、文書管理システムの主な機能、導入のメリット、種類、選び方、電子帳簿保存法への対応、導入の手順、AIの活用、注意点までを整理します。

確認したいポイント	結論	詳細
文書管理システムとは？	社内の文書を保存・検索・管理する仕組み	契約書、請求書、社内の規程などの文書を電子で保存し、検索、権限の管理、版の管理などを行うシステムです。
導入のメリットは？	探す時間の削減と情報の保護	必要な文書をすぐに探せるようになり、紙の保管の手間を減らし、アクセス権限で情報を守れます。
法律との関係は？	電子取引データの保存が必要	国税庁の資料などによると、2024年1月から、電子でやり取りした取引のデータは要件に沿った保存が必要です。
AIは使える？	検索や要約に活用できる	AIを使うと、文書の内容からの検索、要約、社内の文書をもとにした質問への回答などができます。

この記事でわかること

• 文書管理システムとは何か、どのような機能があるのか
• 文書管理システムを導入するメリット
• クラウド型・社内に設置する型などの種類と選び方
• 電子帳簿保存法への対応の考え方
• AIを活用した文書の検索や要約と、導入の注意点

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文書管理システムとは

最初に、文書管理システムがどのようなものなのかを確認しておきましょう。

社内の文書を保存・検索・管理する仕組み

文書管理システムは、会社のさまざまな文書を電子データとして1か所にまとめ、必要なときにすぐに探せるように管理するシステムです。誰がどの文書を見られるか、文書がいつどう変わったかなども管理できます。

文書は、会社の大切な情報の資産です。適切に管理することで、業務の効率化だけでなく、情報の保護や法律への対応にもつながります。

管理する文書の例

契約書、請求書、見積書、注文書、領収書などの取引の文書、社内の規程、手順書、議事録などの社内の文書、図面や技術の資料など、さまざまな文書を管理します。

紙の書類だけでなく、メールで受け取った電子書類や、社内で作った電子ファイルも管理の対象になります。

ファイルの共有のサービスとの違い

一般的なファイルの共有のサービスでも文書を保存できますが、文書管理システムは、文書の検索、版の管理、承認の流れ、操作の記録、保存の期限の管理など、文書を正しく管理するための機能が充実している点が特徴です。

文書の量が少なく、管理のルールも簡単であれば、ファイルの共有のサービスで十分な場合もあります。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムの主な機能を表で整理します。製品によって、備えている機能は異なります。

主な機能	内容
保存	文書を電子のデータとして1か所にまとめて保存する
検索	文書の名前、日付、取引先、本文の内容などで探す
アクセスの権限	文書ごとに、見られる人や編集できる人を設定する
版の管理	文書の更新の履歴を残し、過去の版を確認できる
承認の流れ	文書の作成や改定の承認の流れを管理する
操作の記録	誰が、いつ、どの文書を見たり変えたりしたかを記録する
保存の期限の管理	文書ごとの保存の期間を管理し、期限を知らせる

保存と検索

文書を電子データとして1か所にまとめて保存し、文書の名前、日付、取引先、本文の内容などで探せます。紙の書類を読み取って文字を認識する機能を備えたものもあり、紙の書類も検索の対象にできます。

文書に、取引先や種類などの情報（タグ）を付けておくと、さらに探しやすくなります。

アクセスの権限

文書ごとに、見られる人や編集できる人を設定できます。機密の文書を必要な人だけに限定することで、情報の漏えいを防げます。

部署や役職ごとにまとめて権限を設定できると、管理の手間を減らせます。

版の管理

文書の更新の履歴を残し、過去の版を確認できます。どれが最新の文書かわからない、誤って古い文書を使ってしまうといった問題を防げます。

誤って文書を書き換えてしまった場合も、前の版に戻せるため安心です。

承認の流れと操作の記録

文書の作成や改定の承認の流れをシステムの中で管理できます。また、誰が、いつ、どの文書を見たり変えたりしたかを記録でき、内部の統制にも役立ちます。

保存の期限の管理

法律や社内の決まりで定められた保存の期間を文書ごとに管理し、期限が近づいたら知らせる機能を備えたものもあります。

保存の期間が過ぎた文書を整理することで、不要な文書がたまり続けるのを防げます。

文書管理システムを導入するメリット

ここでは、文書管理システムを導入するメリットを紹介します。

文書を探す時間の削減

必要な文書をすぐに探せるようになり、探す時間を大きく減らせます。紙の書類を探して倉庫に行くといった手間もなくなります。

顧客からの問い合わせに、過去の契約や取引の書類をすぐに確認して答えられるようになります。

紙の保管の手間と費用の削減

紙の書類の保管の場所、印刷、郵送などの手間と費用を減らせます。事務所の空間の有効な活用にもつながります。

災害などで紙の書類が失われるリスクにも備えられます。

情報の保護

アクセスの権限や操作の記録により、機密の情報の漏えいや不正な持ち出しを防ぎやすくなります。紙の書類の紛失のリスクも減らせます。

取引先や監査への説明の際にも、文書の管理の状況を示しやすくなります。

テレワークや拠点間の共有

社外や別の拠点からも、必要な文書を確認できるため、テレワークや複数の拠点での業務がしやすくなります。

書類を確認するためだけに出社するといった無駄もなくなります。

法律への対応

電子帳簿保存法など、文書の保存に関する法律の要件に対応した製品を選ぶと、法律への対応の負担を減らせます。

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文書管理システムの種類

文書管理システムには、いくつかの種類があります。それぞれの特徴を表で整理します。

種類	特徴	向いている場合
クラウド型	インターネットで使う。導入しやすく、社外からも使いやすい	中小企業、テレワークが多い場合
社内に設置する型	自社のサーバーで管理する	社内で厳しく管理したい場合
特定の文書に特化した型	契約書の管理、電子帳簿保存法への対応などに特化	特定の課題を解決したい場合
クラウドの保存のサービス	一般的なファイルの共有のサービスを活用	簡単な文書の共有から始めたい場合

クラウド型

インターネットを通じて使う文書管理システムです。初期の費用を抑え、すぐに導入しやすく、社外からも使いやすいのが利点です。システムの保守や更新も提供元が行います。

提供元の安全の対策や、データの保存の場所は、契約の前に確認しておきましょう。

社内に設置する型

自社のサーバーに導入して管理する文書管理システムです。社内で厳しく管理したい場合に向いていますが、サーバーの管理や更新の作業を自社で行う必要があります。

特定の文書に特化した型

契約書の管理や、電子帳簿保存法への対応など、特定の文書や課題に特化した製品もあります。特定の課題を解決したい場合に向いています。

複数の特化型の製品を組み合わせると、管理が分散する場合があるため、全体の設計も考えておきましょう。

クラウドの保存のサービスの活用

一般的なクラウドの保存のサービスを、フォルダーの構成や権限のルールを工夫して使う方法もあります。まずは簡単な文書の共有から始めたい場合に向いています。

文書管理システムの選び方

ここでは、自社に合った文書管理システムを選ぶポイントを紹介します。

管理したい文書と目的を明確にする

どのような文書を、何のために管理したいのかを明確にしましょう。契約書の管理、取引の書類の法律への対応、社内の情報の共有など、目的によって向いている製品が異なります。

今後増える文書の量も見込んで、保存の容量が足りるかを確認しておきましょう。

検索のしやすさ

文書の名前だけでなく、本文の内容や取引先、日付などで探せるかを確認しましょう。紙の書類の読み取りにも対応していると便利です。

実際の文書を使って、探したい文書がすぐに見つかるかを試してみるのがおすすめです。

アクセスの権限と安全性

部署や役職ごとの細かい権限の設定ができるか、操作の記録、データの暗号化、バックアップなどの安全の対策が十分かを確認しましょう。

社外の取引先と文書を共有する場合の機能や安全の対策も、必要に応じて確認しましょう。

ほかのシステムとの連携

会計、販売管理、承認のワークフローなどのシステムと連携できるかを確認しましょう。連携できると、文書の登録の手間を減らせます。申請や承認の流れを整える考え方は、ワークフローで業務効率化を実現するには？導入メリット・ツール選び・成功事例を解説も参考にしてください。

関連記事：ワークフローで業務効率化を実現するには？導入メリット・ツール選び・成功事例を解説

使いやすさと費用

毎日使うシステムだからこそ、使いやすさは特に大切です。

社員が迷わずに使えるか、保存できる容量と利用者の数による費用の変化を確認しましょう。業務の効率化に役立つツールの選び方の考え方は、業務効率化ツールとは？目的別の選び方と導入のコツでも紹介しています。

関連記事：業務効率化ツールとは？目的別の選び方・おすすめカテゴリ・導入のコツを徹底解説

部署別の活用例

ここでは、部署ごとの文書管理システムの活用例を紹介します。

経理の部署

請求書、領収書、見積書などの取引の書類を管理し、電子取引のデータの保存にも対応できます。取引先や日付、金額で素早く探せるため、確認の作業が楽になります。

税務の調査の際の書類の提示もしやすくなります。

法務・総務の部署

契約書の管理に活用できます。契約の更新の期限を知らせる機能があると、更新の漏れを防げます。社内の規程の最新版の管理にも役立ちます。

契約の条件をAIで要約しておくと、契約の内容の確認も効率化できます。

営業の部署

提案書や見積書、取引先との契約の書類を管理し、過去の取引の経緯をすぐに確認できます。

過去の提案書を参考にして新しい提案書を作るときにも、すぐに探せて便利です。

製造・技術の部署

図面や技術の資料、品質の記録などを管理し、版の管理で最新の図面を確実に使うことができます。

古い図面を使ってしまうミスは、大きな損失につながるため、版の管理は特に重要です。

よくある失敗

文書管理システムの導入でよくある失敗を紹介します。

システムを入れただけで整理されない

ルールを決めずにシステムを入れると、以前と同じように文書が散らかった状態になります。分類や名前の付け方のルールを先に決めましょう。

ルールは、社員が迷わない程度のシンプルさにすることも大切です。

一度にすべての文書を移そうとする

すべての文書を一度に移そうとすると、作業の量が多く、途中で止まってしまうことがあります。優先度の高い文書から段階的に移しましょう。

移行の計画と担当者をあらかじめ決めておくと、作業が進めやすくなります。

社員が使わない

使い方が複雑だったり、使う目的が伝わっていなかったりすると、社員が今までどおりの方法で文書を保存し続けてしまいます。使いやすさと、導入の目的の説明が大切です。

古い保存の場所を使えなくするなど、新しいシステムに切り替える仕組みも検討しましょう。

権限の設定が複雑すぎる

権限を細かく設定しすぎると、必要な文書が見られない、管理の手間が大きいといった問題が起こります。必要な範囲で、わかりやすい権限の設計を心がけましょう。

異動や退職のときに、権限を確実に変更する手順も決めておきましょう。

電子帳簿保存法への対応

文書管理システムを検討するうえで、電子帳簿保存法への対応は重要なポイントです。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、税の関係の帳簿や書類を、電子のデータで保存する場合の取り扱いを定めた法律です。一般に、電子で作った帳簿・書類の保存、紙の書類を読み取った保存、電子取引のデータの保存の3つの区分があると説明されています。

このうち、電子取引のデータの保存は、多くの事業者に関わるものとして注目されています。

電子取引のデータの保存

国税庁が公表した資料などによると、2024年1月からは、所得税や法人税の帳簿や書類の保存の義務がある事業者は、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに当たる電子のデータをやり取りした場合、その電子のデータを、保存の要件に沿って保存しなければならないとされています。

解説によると、これまでのように、電子のデータを印刷して紙で保存するだけでは足りなくなったと紹介されています。

メールで受け取った請求書のPDFや、Webサイトからダウンロードした領収書なども、電子取引のデータに当たる場合があります。

文書管理システムで確認すること

電子取引のデータを保存する場合は、検索の要件（取引の日付、金額、取引先で探せることなど）や、改ざんの防止の要件などに対応しているかを確認しましょう。

製品の中には、電子帳簿保存法への対応を示す認証を受けているものもあると紹介されています。選ぶ際の参考にしましょう。

国税庁は、システムの導入が難しい場合の保存の方法についても資料を公表しています。詳しい要件は国税庁の資料で確認し、判断に迷う場合は税理士などの専門家に相談しましょう。

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文書管理にAIを活用する

最近は、文書管理にAIを活用する取り組みが広がっています。

文書の内容からの検索

AIを使うと、キーワードが一致しなくても、意味の近い文書を探すことができます。「去年の取引先との値引きの条件」のような普段の言葉での検索も可能になります。

文書の名前の付け方がばらばらでも、内容から探せるのが大きな利点です。

文書の要約

長い契約書や報告書の要点をAIで要約し、内容を素早く把握できます。

ただし、重要な判断の前には、元の文書の該当箇所を必ず確認しましょう。

社内の文書をもとにした質問への回答

社内の規程や手順書をもとに、社員の質問にAIが答える仕組みを作れます。「出張の旅費の精算の方法は？」といった質問に、関係する規程を示しながら回答できます。

総務や人事への問い合わせを減らし、社員が自分で答えを見つけられるようになります。

文書の分類と情報の読み取り

請求書や契約書から、日付、金額、取引先などの情報をAIで読み取り、自動で分類・登録する仕組みも作れます。AIを活用したシステムの開発は、ネクストスケールのAIシステム開発でも支援しています。

AIで読み取った情報は、登録の前に担当者が確認する流れにしておくと安心です。

導入の手順

文書管理システムを導入する基本の手順を紹介します。

ステップ1｜現状の文書の管理を整理する

どのような文書が、どこに、どれくらいあるか、誰が使い、どのような課題があるかを整理します。

紙の書類、共有のフォルダー、個人のパソコン、メールなど、文書が保存されている場所をすべて洗い出しましょう。

ステップ2｜管理のルールを決める

文書の分類の方法、名前の付け方、保存の期間、アクセスの権限などの管理のルールを決めます。ルールが決まっていないと、システムを入れても文書が整理されません。

名前の付け方の例（日付_取引先_文書の種類 など）を決めておくと、社員が迷わずに保存できます。

ステップ3｜システムを選んで試す

選び方のポイントをもとに候補を絞り、無料の試用などで実際の文書で使いやすいかを確かめます。

文書を保存する担当者と、文書を探す担当者の両方に試してもらうと、使いやすさを正しく判断できます。

ステップ4｜文書を移して運用を始める

優先度の高い文書から順にシステムに移し、運用を始めます。紙の書類の電子化は、量が多い場合は段階的に進めましょう。

新しく作る文書は、最初からシステムに保存するルールにすると、紙の書類が増えるのを防げます。

ステップ5｜定着させて改善する

社員へ使い方の説明を行い、ルールが守られているかを確認しながら改善します。AIで業務を効率化する方法の全体像は、AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説でも紹介しています。

定期的に、不要になった文書の整理や、権限の見直しを行うことも大切です。

関連記事：AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説

導入のときの注意点

文書管理システムを導入する場合は、次の点に注意が必要です。

管理のルールを先に決める

前述のとおり、分類や名前の付け方のルールを決めずにシステムを入れると、文書が探しにくい状態のままになります。

アクセスの権限を適切に設定する

権限の設定が甘いと、見るべきでない人が機密の文書を見られる状態になります。特に、AIで社内の文書を検索し、質問に回答する仕組みでは、利用者の権限に応じた文書だけを使う設計が大切です。セキュリティを重視したAIの環境づくりについては、AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説でも紹介しています。

関連記事：AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説

法律の要件を確認する

電子帳簿保存法など、文書の保存に関する法律の要件は、専門家や公式の資料で確認しましょう。

社員の協力を得る

文書管理は、社員全員がルールを守ってこそ効果が出ます。導入の目的と使い方を丁寧に説明しましょう。

部署ごとに推進の担当者を決めると、ルールの定着が進みやすくなります。

文書管理システムに関するよくある質問

最後に、文書管理システムについてよく寄せられる質問と、その回答を紹介します。

小さな会社でも必要？

文書の量が少ないうちは、クラウドの保存のサービスとルールの工夫で十分な場合もあります。ただし、電子取引のデータの保存は事業の規模にかかわらず関係するため、保存の方法は確認しておきましょう。

事業の成長に合わせて、本格的なシステムへ移行する計画を立てておくと安心です。

紙の書類はすべて電子化すべき？

すべてを一度に電子化する必要はありません。よく使う文書や、新しく作る文書から電子化し、古い書類の電子化は必要に応じて進めましょう。

法律で紙での保存が求められる書類がないかも、確認しておきましょう。

AIで社内の文書を検索する仕組みは作れる？

社内の文書をもとに質問に答えるAIの仕組みは、既存の製品の機能として提供されている場合や、独自に作る方法があります。業務の自動化の仕組みづくりは、ネクストスケールのAI業務自動化・GAS開発でも支援しています。

作る場合は、AIの回答の根拠となる文書を示す仕組みにすると、回答の正しさを確かめやすくなります。

社員がAIを業務で使いこなせるよう、生成AI活用研修などで基礎をそろえておくのも効果的です。

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まとめ｜ルールとシステムで文書を管理し、AIで活用しよう

文書管理システムは、会社の文書を電子で保存し、検索、アクセスの権限、版の管理などを行うシステムです。導入すると、文書を探す時間の削減、紙の保管の手間の削減、情報の保護、テレワークでの共有、法律への対応などの効果が期待できます。

選ぶときは、管理したい文書と目的、検索のしやすさ、安全性、連携、使いやすさ、費用を確認し、電子帳簿保存法への対応も検討しましょう。電子取引のデータの保存の方法は、国税庁の「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」の資料で確認できます。

ネクストスケールでは、AI活用の戦略設計から、ツールの選定、AIを活用したシステム開発、業務の自動化の仕組みづくり、社員研修までを一気通貫で支援しています。支援の詳細はAIコンサル・AX伴走支援のページで紹介していますので、文書管理の見直しをどこから進めるか迷っている場合も、お気軽にご相談ください。

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