勤怠管理システムの開発方法 開発の種類・必要な機能・法律への対応と進め方を解説

「既存の勤怠管理の製品では、自社の勤務の形に合わない」「タイムカードと表計算のソフトでの集計に毎月時間がかかっている」。社員の勤務の管理に悩む企業から、勤怠管理システムの開発についての相談をよくいただきます。

勤怠管理システムを導入する方法には、クラウドの製品を使う方法から、自社に合わせて一から開発する方法まで、いくつかの選択肢があります。どの方法が向いているかは、勤務の形の複雑さ、社員の数、ほかのシステムとの連携の必要性などによって変わります。

また、勤怠管理は労働時間や有給休暇に関する法律の決まりと深く関わるため、法律への対応を考えた設計が欠かせません。本記事では、勤怠管理システムの開発の方法、必要な機能、法律への対応、費用の考え方、開発の進め方、AIの活用、注意点までを整理します。

確認したいポイント	結論	詳細
勤怠管理システムの作り方は？	既存の製品か、独自の開発か	クラウドの製品を使う方法、既存の製品を改修する方法、自社に合わせて一から開発する方法があります。
独自開発が向いているのは？	勤務の形が複雑な場合など	交代勤務や現場ごとの勤務など勤務の形が複雑な場合や、給与や生産などのシステムとの連携が多い場合です。
法律で注意することは？	労働時間と有給休暇の管理	労働時間の正確な把握、年5日の有給休暇の取得の管理など、法律の決まりに対応できる設計が必要です。
失敗しないためには？	就業規則の整理と段階的な開発	就業規則や勤務の決まりを整理し、必要な機能に絞って開発し、使いながら改善することが大切です。

この記事でわかること

• 勤怠管理システムを導入・開発する方法と、それぞれの向き不向き
• 勤怠管理システムに必要な主な機能
• 有給休暇の管理など、法律への対応で注意すること
• 開発の費用の考え方と、開発の進め方
• AIの活用と、開発のときの注意点

勤怠管理システムの開発や業務の効率化を検討している企業の方へ ネクストスケールでは、AI活用の戦略設計から、AIを活用したシステム開発、業務の自動化の仕組みづくり、社員研修までを一気通貫で支援しています。支援内容や料金、導入事例をまとめた資料を無料でお送りします。 資料請求はこちら

勤怠管理システムとは

最初に、勤怠管理システムの役割と、導入のメリットを確認しておきましょう。

社員の勤務の状況を正確に記録・管理する仕組み

勤怠管理システムは、社員の出勤・退勤の時刻、労働時間、残業、休暇などを正確に記録し、集計・管理するシステムです。給与の計算の基礎となるほか、働きすぎの防止や法律への対応にも欠かせません。

社員の数が増えるほど、手作業での管理は難しくなるため、多くの企業でシステム化が進んでいます。

勤怠管理が大切な理由

勤怠の記録が不正確だと、給与の計算の誤りや、長時間の労働の見落としにつながります。法律の決まりを守れていないことにもなりかねません。正確な勤怠管理は、社員の健康と会社の信頼を守る土台です。

未払いの残業代などの問題が後から発覚すると、会社にとって大きな負担になることもあります。

導入のメリット

勤怠管理システムを導入すると、集計の手間の削減、計算のミスの防止、残業や休暇の状況の見える化、法律への対応の負担の軽減などの効果が期待できます。テレワークや直行直帰など、多様な働き方にも対応しやすくなります。

管理職が部下の勤務の状況をすぐに確認できるようになり、働き方の改善にもつなげやすくなります。

勤怠管理システムを導入・開発する方法

勤怠管理システムを導入・開発する方法は、主に4つあります。

方法	特徴	向いている場合
クラウドの製品	月額の料金で使え、法律の改正への対応も提供元が行う	一般的な勤務の形の場合
表計算のソフトとタイムカード	手軽だが、集計の手間とミスが起こりやすい	社員がごく少ない場合
既存の製品の改修	製品をもとに自社に合わせて改修する	基本は製品で足り、一部を変えたい場合
独自の開発	自社の勤務の形に合わせて一から作る	勤務の形が複雑、多くの連携が必要な場合

クラウドの製品

すでに提供されている勤怠管理の製品を、月額の料金で使う方法です。すぐに使い始められ、法律の改正への対応も提供元が行う場合が多いのが利点です。一方で、特殊な勤務の形には対応しにくい場合があります。

無料の試用がある製品も多いため、自社の勤務の形で集計が正しくできるかを試してみましょう。

表計算のソフトとタイムカード

タイムカードや手書きの記録を、表計算のソフトで集計する方法です。社員がごく少ないうちは手軽ですが、集計の手間、転記のミス、法律への対応の確認などで負担が大きくなります。

打刻の記録の改ざんを防ぎにくい点にも注意が必要です。

既存の製品の改修

既存の勤怠管理の製品をもとに、自社に合わせて改修する方法です。基本の機能は製品で足り、一部を変えたい場合に向いています。

改修の範囲が大きくなると、製品の更新や法律の改正への対応の際に手間がかかる点に注意しましょう。

独自の開発

自社の勤務の形に合わせて、勤怠管理システムを一から開発する方法です。複雑な勤務の形や、ほかのシステムとの連携に柔軟に対応できる一方、費用と期間がかかり、法律の改正への対応も自社で行う必要があります。

独自の開発が向いているケース

独自の開発を検討すべきなのは、次のような場合です。

勤務の形が複雑な場合

交代勤務、変形労働時間制、現場ごとに異なる勤務、複数の雇用の形など、一般的な製品では対応しにくい勤務の形がある場合は、独自の開発が向いています。

既存の製品で無理に運用し、手作業で補っている状態が続いている場合も、検討のタイミングです。

ほかのシステムとの連携が多い場合

給与の計算、人事、生産管理、工程管理、入退室の管理など、多くのシステムとの連携が必要な場合は、連携を前提に設計できる独自の開発が有効です。

たとえば、工程ごとの作業の時間と勤怠を連携させれば、作業ごとの人件費も把握できるようになります。

現場の働き方に合わせたい場合

工場や建設の現場、店舗、外回りなど、現場の働き方に合わせた打刻の方法や画面を作りたい場合も、独自の開発が選択肢になります。

現場の担当者が使いやすい打刻の方法は、打刻の漏れの防止にもつながります。

まずは既存の製品を検討する

一方で、一般的な勤務の形で十分な場合は、クラウドの製品のほうが費用も期間も抑えられ、法律の改正への対応の負担も小さくなります。まずは既存の製品で対応できないかを確認しましょう。

勤怠管理システムの開発の方法に迷っている方へ 勤務の形や業務の課題を伺い、既存の製品の活用か独自の開発かの判断から、必要な機能の整理、AIを活用したシステム開発の進め方までを無料でご提案します。オンラインで30分からご相談いただけます。 相談予約はこちら

勤怠管理システムに必要な主な機能

勤怠管理システムに必要な主な機能を表で整理します。会社の勤務形態によって、必要な機能は異なります。

機能	内容
打刻	出勤・退勤・休憩の時刻の記録（パソコン、スマートフォン、ICカードなど）
勤務の集計	労働時間、残業、深夜、休日の労働などの集計
休暇の管理	有給休暇の付与・取得・残日数の管理、休暇の申請
申請・承認	残業、休暇、打刻の修正などの申請と承認
シフトの管理	交代勤務やシフトの作成と管理
アラート	残業が多い、有給休暇の取得が進まないなどの知らせ
給与のシステムとの連携	集計の結果を給与の計算に渡す

打刻

出勤・退勤・休憩の時刻を記録します。パソコン、スマートフォン、ICカード、顔の認証など、働く場所に合った打刻の方法を選ぶことが大切です。位置の情報を記録できると、外回りや現場の打刻にも対応しやすくなります。

打刻の忘れを知らせる機能があると、打刻の漏れを減らせます。

勤務の集計

労働時間、残業、深夜の労働、休日の労働などを、就業規則の決まりに沿って自動で集計します。計算の決まりを正しく設定できるかが、システムの正確さを左右します。

端数の処理（何分単位で計算するか）などの細かい決まりも、正しく設定できるようにしましょう。

休暇の管理

有給休暇の付与、取得、残りの日数を管理し、休暇の申請と承認をシステムの中で行えます。有給休暇の取得の状況を把握する機能は、法律への対応の面でも重要です。

社員が自分で残りの日数を確認できると、人事への問い合わせも減らせます。

申請・承認とアラート

残業、休暇、打刻の修正などの申請と承認をシステムの中で行えます。残業が多い社員や、有給休暇の取得が進んでいない社員を知らせる機能があると、早めの対応ができます。

承認の流れは、部署や役職に合わせて設定できるようにしておくと、運用しやすくなります。

法律への対応で注意すること

勤怠管理システムを開発する場合は、労働に関する法律の決まりに対応できる設計が欠かせません。

労働時間の正確な把握

会社には、社員の労働時間を適正に把握することが求められます。打刻の記録と実際の労働時間に差がないかを確認できる仕組みや、打刻の修正の履歴を残す仕組みを設計しましょう。

管理職の労働時間についても把握が求められる点に注意しましょう。

年5日の有給休暇の取得の管理

厚生労働省の資料などによると、2019年4月から、年10日以上の有給休暇が付与される社員について、年5日を確実に取得させることが会社に求められています。

厚生労働省のポータルサイトによると、有給休暇は1日単位での取得が原則ですが、社員が請求した場合は、年5日を限度として時間単位で与えることができるとされています。また、時間単位の有給休暇や、会社独自の特別休暇は、年5日の取得の対象にならないとされています。システムでは、これらを区別して集計できるようにしましょう。

有給休暇の管理簿

解説によると、会社には、社員ごとに有給休暇の基準日、日数、取得した時季を記録した管理簿を作成し、保存することが求められています。保存の期間は、原則5年で、当面は経過措置として3年とされています。システムで管理簿を出力できるようにしておくと便利です。

法律の改正への対応

労働に関する法律は改正されることがあるため、独自に開発したシステムでは、改正への対応を自社で行う必要があります。設定で対応できる設計にしておくと、改正への対応の負担を減らせます。具体的な法律の解釈は、社会保険労務士などの専門家に確認しましょう。

開発の会社との保守の契約に、法律の改正への対応を含めるかどうかも、事前に決めておきましょう。

勤怠管理や業務の効率化を検討している方へ ネクストスケールの支援内容やAIを活用したシステム開発の進め方、料金プラン、導入事例をまとめた資料をご用意しています。社内での検討資料としてもご活用ください。 資料請求はこちら

業種別の勤怠管理のポイント

ここでは、業種ごとの勤怠管理システムのポイントを紹介します。

製造業

交代勤務や夜勤が多いため、シフトの管理と、深夜の労働の正確な集計が重要です。工場の入口でのICカードの打刻など、現場に合った打刻の方法を選びましょう。

工程管理との連携で、作業ごとの時間も把握できるようになります。

建設業

現場への直行直帰が多いため、スマートフォンと位置の情報を使った打刻が役立ちます。時間外労働の上限も踏まえた、労働時間の管理が欠かせません。

協力会社の作業員の入退場の管理とあわせて検討する場合もあります。

小売・飲食業

パートやアルバイトなど多様な雇用の形と、細かいシフトの管理が重要です。店舗ごとの人件費の把握にも活用できます。

売上の予測と連動したシフトの作成ができると、人件費の最適化につながります。

IT・オフィスの業務

テレワーク、フレックスタイム制など、柔軟な働き方への対応が重要です。パソコンの使用記録との照合で、労働時間の実態を把握しやすくなります。

業務の管理のツールとの連携も、オフィスの業務では検討の価値があります。

失敗しやすいポイント

勤怠管理システムの開発で、失敗しやすいポイントを紹介します。

就業規則の決まりを整理せずに開発する

就業規則の決まりがあいまいだったり、部署ごとに運用が異なっていたりすると、集計の決まりを正しく設計できません。開発の前に決まりを整理しましょう。

必要に応じて、社会保険労務士などの専門家に決まりの確認を依頼しましょう。

例外の勤務を見落とす

休日出勤、出張、半日の休暇、遅刻や早退など、例外の勤務を見落とすと、導入の後に集計の誤りが発覚します。例外の勤務も含めて洗い出すことが大切です。

現場の担当者や人事の担当者に聞き取ると、普段は意識しにくい例外も見つけやすくなります。

社員への説明が不足する

新しい打刻の方法や申請の手順が社員に伝わっていないと、打刻の漏れや申請の誤りが増えます。丁寧な説明と、わかりやすい手順書を用意しましょう。

導入の直後は、質問を受け付ける窓口を設けておくと安心です。

保守の体制を考えていない

開発した後の不具合への対応や、法律の改正への対応を考えていないと、システムを使い続けられなくなります。

保守の担当者と費用を、開発の段階から計画に含めておきましょう。

開発の費用の考え方

勤怠管理システムの開発の費用は、さまざまな要素によって変わります。

費用が決まる主な要素

開発の費用は、勤務の形の複雑さ、必要な機能の数、打刻の方法（ICカードや顔の認証の機器など）、ほかのシステムとの連携、社員の数、スマートフォンのアプリの有無などによって大きく変わります。

開発の後にかかる費用

サーバーの費用、保守、不具合への対応、法律の改正への対応、機能の追加などの費用が継続してかかります。クラウドの製品の月額の料金を数年分合計した費用と比べて判断しましょう。

費用を抑える考え方

最初から多くの機能を作らず、必要な機能に絞って始めることが基本です。既存の製品で足りる部分は活用し、独自の部分だけを開発する組み合わせも検討しましょう。システムの導入や開発の費用の一部に、補助金を使える場合もあります。

勤怠管理システムの開発の進め方

ここでは、独自の開発を行う場合の、一般的な進め方を紹介します。

ステップ1｜就業規則と勤務の決まりを整理する

就業規則、勤務の形、残業や休暇の決まり、給与の計算の決まりを整理します。部署や雇用の形ごとの違いも洗い出しましょう。決まりがあいまいなまま開発すると、集計の誤りにつながります。

実際の運用が就業規則と異なっている場合は、どちらに合わせるかを、この段階で決めておきましょう。

ステップ2｜必要な機能と優先順位を決める

必要な機能を洗い出し、優先順位を決めます。最初に必要な機能と、後から追加する機能を分けることが大切です。

打刻、集計、休暇の管理などの基本の機能を優先し、分析やAIの機能は後から追加する進め方が一般的です。

ステップ3｜開発の会社を選んで設計する

開発の会社を選び、打刻の方法、集計の決まり、画面、ほかのシステムとの連携などを設計します。集計の決まりは、人事や労務の担当者と一緒に確認しましょう。

開発の会社は、勤怠管理の業務や労働の法律への理解があるかも確認しましょう。

ステップ4｜開発とテスト

さまざまな勤務の例で、集計の結果が正しいかを十分にテストします。本番の前に、検証の環境で動作を確かめることが大切です。本番の前に検証の環境で動作を確かめる考え方は、ステージング環境とは？本番・開発・テスト環境との違いと構築時の注意点を解説でも紹介しています。

過去の実際の勤怠データを使って、旧来の集計の結果と比べると、誤りを見つけやすくなります。

関連記事：ステージング環境とは？本番・開発・テスト環境との違いと構築時の注意点を解説

ステップ5｜導入と運用・改善

社員への説明を行い、運用を始めます。最初の数か月は、旧来の方法と並行して集計の結果を確認すると安心です。使いながら改善していきます。使いながら改善を重ねる開発の進め方の考え方は、アジャイルとウォーターフォールの違いを解説した記事も参考になります。

関連記事：アジャイルとウォーターフォールの違い 比較のポイントと使い分け・契約形態を解説

勤怠管理にAIを活用する

最近は、勤怠管理にAIを活用する取り組みも広がっています。

勤怠の異常の検知

打刻の漏れ、極端に長い労働時間、普段と異なる勤務のパターンなどをAIで検知し、担当者に知らせる仕組みを作れます。

長時間の労働の兆候を早く見つけることで、社員の健康を守ることにもつながります。

シフトの作成の支援

社員の希望、必要な人数、勤務の決まりをもとに、AIがシフトの案を作成する仕組みも考えられます。シフトの作成の手間を減らせます。

AIの案は、最終的に担当者が確認・調整する流れにしておくと安心です。

社員の質問への回答

「有給休暇はあと何日？」「休暇の申請の方法は？」といった社員の質問にAIが答える仕組みを作れば、人事や総務の担当者の負担を減らせます。AIを活用した業務の自動化の仕組みづくりは、ネクストスケールのAI業務自動化・GAS開発でも支援しています。

AIで業務を効率化する方法の全体像は、AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説でも紹介しています。

関連記事：AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説

開発のときの注意点

勤怠管理システムの開発では、次の点に注意が必要です。

集計の正確さを最優先する

勤怠の集計の誤りは、給与の誤りや、法律への違反につながります。集計の決まりの確認とテストを十分に行いましょう。

集計の結果を人事の担当者が定期的に確認する手順も設けておくと安心です。

個人の情報の扱い

勤怠のデータは、社員の個人の情報です。アクセスの権限設定、データの暗号化、バックアップなどの対策を設計しましょう。位置の情報や顔の画像を扱う場合は、社員への説明と同意も大切です。セキュリティを重視したAIの環境づくりについては、AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説でも紹介しています。

関連記事：AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説

社員にとっての使いやすさ

打刻や申請が面倒だと、打刻の漏れや、申請の遅れが起こります。全社員が毎日使うシステムだからこそ、操作の簡単さが大切です。

設計の段階で、さまざまな部署の社員に画面を試してもらうと、使いやすさを高められます。

法律の改正への備え

前述のとおり、独自に開発したシステムでは、法律の改正への対応を自社で行う必要があります。保守の体制を、開発の段階から考えておきましょう。

勤怠管理システムの開発に関するよくある質問

最後に、勤怠管理システムの開発についてよく寄せられる質問と、その回答を紹介します。

開発にはどれくらいの期間がかかる？

勤務の形の複雑さや、ほかのシステムとの連携によって大きく変わります。集計の決まりの整理とテストに時間がかかることが多いため、余裕を持った計画を立てましょう。

給与の締め日の直前の切り替えは避け、月の途中や繁忙期でない時期に導入すると安心です。

給与のシステムとは連携できる？

集計の結果を給与のシステムに渡す仕組みを作れば、給与の計算の手間とミスを減らせます。今使っている給与のシステムのデータの形式を、設計の段階で確認しましょう。

連携の後も、最初の数か月は給与の計算の結果を丁寧に確認しましょう。

テレワークにも対応できる？

働く場所が多様になるほど、システムでの勤怠管理の価値は高まります。

パソコンやスマートフォンからの打刻や、パソコンの使用の記録との照合などで、テレワークの勤務の管理にも対応できます。業務の効率化に役立つツールの選び方の考え方は、業務効率化ツールとは？目的別の選び方と導入のコツでも紹介しています。

社員がAIを業務で使いこなせるよう、生成AI活用研修などで基礎をそろえておくのも効果的です。

関連記事：業務効率化ツールとは？目的別の選び方・おすすめカテゴリ・導入のコツを徹底解説

勤怠管理システムの開発を相談したい方へ 勤務の決まりの整理から、必要な機能の検討、開発の方法の判断、AIを活用したシステム開発、導入の後の改善まで、伴走して支援します。お気軽にご相談ください。 相談予約はこちら

まとめ｜勤務の決まりを整理し、法律に対応した勤怠管理システムを作ろう

勤怠管理システムを導入・開発する方法には、クラウドの製品、表計算のソフトとタイムカード、既存の製品の改修、独自の開発があります。一般的な勤務の形ならクラウドの製品、複雑な勤務の形や多くのシステムとの連携が必要なら独自の開発が向いています。

開発する場合は、就業規則と勤務の決まりを整理し、集計の正確さと法律への対応を最優先に、必要な機能から段階的に作りましょう。有給休暇の取得の決まりは、厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」の案内で確認できます。

ネクストスケールでは、AI活用の戦略設計から、AIを活用したシステム開発、業務の自動化の仕組みづくり、利用ルールの整備、社員研修までを一気通貫で支援しています。支援の詳細はAIシステム開発やAIコンサル・AX伴走支援のページで紹介していますので、勤怠管理システムの開発をどこから進めるか迷っている場合も、お気軽にご相談ください。

勤怠管理システムの開発を一緒に進めませんか 勤務の決まりの整理から、開発の方法の判断、AIを活用したシステム開発、導入の後の改善までをご支援します。しつこい営業はいたしませんので、まずは無料相談をご利用ください。 相談予約はこちら