ChatGPTで資料作成する方法 報告書・提案書・スライドの作り方とプロンプト例

「報告書や提案書の作成に、毎回多くの時間がかかっている」「ChatGPTで資料を作れると聞いたが、どのように使えばよいのかわからない」。資料作成の効率化に取り組む企業の担当者から、こうした相談をよくいただきます。

ChatGPTを使えば、報告書、提案書、議事録、マニュアル、表、スライドなど、さまざまな資料の作成を効率化できます。2026年には、まとまった作業を任せられるChatGPT Workや、PowerPointやExcelの中で使えるアドインも登場し、構成づくりから完成した資料の作成まで、幅広く任せられるようになっています。

本記事では、OpenAIの公式の情報をもとに、ChatGPTで資料を作る方法の全体像、資料の種類ごとの作り方とプロンプトの例、精度を高めるコツ、仕上げのポイント、業務で使うときの注意点までを整理します。

確認したいポイント	結論	詳細
ChatGPTで資料は作れる？	構成から完成した資料まで作れる	報告書、提案書、議事録、マニュアル、表、スライドなど、さまざまな資料の作成を効率化できます。
どの機能を使えばよい？	資料の種類と量で使い分ける	短い文書はチャット、まとまった資料はChatGPT Work、スライドはPowerPointのアドインなどが便利です。
上手に作るコツは？	目的・読み手・形式を具体的に伝える	何のための資料か、誰が読むのか、どのような形式と分量にするかを伝えると、精度の高い資料になります。
注意点は？	内容の確認と機密情報の扱い	AIが作った数字や事実は必ず確認します。社外秘の情報は、会社として管理された環境で扱います。

この記事でわかること

• ChatGPTで資料を作る方法と、機能の使い分け
• 報告書、提案書、議事録、マニュアル、表、スライドの作り方
• そのまま使えるプロンプトの例
• 精度の高い資料を作るコツと、仕上げのポイント
• 内容の確認や機密情報など、業務で使うときの注意点

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ChatGPTで資料作成を効率化できる理由

最初に、ChatGPTが資料作成のどの部分で役立つのかを確認しておきましょう。

資料作成の多くの工程を任せられる

資料の作成は、情報を集める、構成を考える、文章を書く、表や図を作る、見た目を整える、内容を確認するといった工程に分けられます。ChatGPTは、このうち情報の整理、構成づくり、文章の作成、表の作成などを特に得意としています。

白紙の状態から資料を作るよりも、ChatGPTにたたき台を作ってもらい、それを人が直していくほうが、作業の時間を大きく減らせます。

特に、何から書き始めればよいかわからないときに、ChatGPTに構成の案を出してもらうと、考えを整理するきっかけになります。

AIと人の役割を分ける

一方で、何を伝えるべきかを決めること、数字や事実が正しいかを確かめること、最終的な判断を下すことは、人が担うべき部分です。

ChatGPTは資料作成を支援する道具であり、完成した資料の責任は作成者にあるという前提で使うことが大切です。

AIに任せる部分と人が担う部分を分けることで、資料の作成の時間を減らしながら、資料の質も保つことができます。

ChatGPTで資料を作る方法と使い分け

ChatGPTで資料を作る方法は、資料の種類や量によって使い分けると効率的です。主な方法を表で確認しておきましょう。

方法	向いている資料	特徴
チャット（Chat）	メール、短い文章、構成案、原稿	会話でやり取りしながら作る。ライティングブロックで直接編集できる
ChatGPT Work	報告書、提案書、表、プレゼンテーション	調査から分析、資料の作成までまとめて任せる
PowerPointのアドイン	スライド	PowerPointの中で、スライドを直接作成・編集する
Excelのアドイン	表計算の資料	Excelの中で、表の作成や分析を支援する

チャットで作る

最も手軽なのは、通常のチャットで構成や文章を作ってもらう方法です。公式のヘルプによると、メールやメッセージ、文書などの下書きは、ライティングブロックとして表示されることがあり、文章を直接編集したり、選んだ部分や全体の修正を依頼したりできます。

チャットで作った文章は、WordやGoogleドキュメントなどに貼り付けて仕上げることもできます。どのアプリで仕上げる場合にも使える、汎用性の高い方法です。

利用できる場合は、対応する文書の下書きをライブラリに保存することもできると案内されています。

ChatGPT Workに任せる

公式のヘルプによると、ChatGPT Workは、長く複数の手順からなる作業と、完成した成果物のためのエージェントです。テーマの調査、情報の分析、文書、表計算、プレゼンテーション、報告書、サイトの作成などを任せられます。

調べものから分析、資料の作成までをまとめて任せたい場合に向いています。Workは、対象の有料のプランで使えます。

Workでは、作業の途中で進み具合の確認や方向の修正ができると案内されています。最初の成果物を見ながら、同じチャットの中で修正を重ねて仕上げましょう。

PowerPointやExcelのアドインを使う

OpenAIは、PowerPointの中でスライドを作成・編集できる「ChatGPT for PowerPoint」を提供しています。公式の案内によると、無料版を含む対象のプランで利用できます。

また、公式のヘルプでは、ChatGPT for Excelについても案内されています。普段使っているアプリの中でChatGPTを使えるため、作った資料をそのまま仕上げられるのが利点です。

資料作成の基本の手順

ここでは、どの資料にも共通する、ChatGPTを使った資料作成の基本の手順を紹介します。

ステップ1｜目的と読み手を整理する

まず、何のための資料か、誰が読むのか、読んだ後にどうしてほしいかを整理します。目的と読み手が明確だと、ChatGPTが作る資料の方向性も定まります。

たとえば、同じ売上の報告でも、経営者向けなら結論と今後の方針、現場の担当者向けなら具体的な数字と行動を中心にするなど、読み手によって伝えるべき内容が変わります。

ステップ2｜材料を集めて渡す

資料に使うデータ、メモ、過去の資料、参考の情報を用意し、ChatGPTに渡します。材料が具体的であるほど、実態に合った資料になります。

ただし、社外秘の情報や個人情報は、会社として管理された環境以外には入力しないよう注意しましょう。

ステップ3｜構成を作ってから中身を作る

いきなり全文を作ってもらうのではなく、まず構成（見出しの案）を作り、納得できる構成にしてから、各部分の中身を作ると、手戻りを減らせます。

構成の案を見て、順番が自然か、必要な内容が抜けていないか、不要な部分がないかを確認し、気になる点があれば修正を依頼しましょう。

ステップ4｜確認して仕上げる

出来上がった資料は、数字や事実の確認、表現の調整、見た目の整えを人が行って仕上げます。重要な資料は、担当者以外の人にも確認してもらいましょう。

仕上げの作業も、「誤字脱字を確認して」「表現を統一して」のようにChatGPTに手伝ってもらうと、効率よく進められます。

資料の種類別の作り方とプロンプト例

ここでは、資料の種類ごとの作り方と、そのまま使えるプロンプトの例を紹介します。

報告書

報告書は、結論を先に書き、根拠となるデータと今後の対応を続ける構成が基本です。データやメモを渡して、報告書の形にまとめてもらいましょう。

次の先月の営業の実績のメモをもとに、部長向けの月次の報告書を作成してください。

・最初に結論を3行でまとめてください

・次に、売上の実績、目標との差、その理由を書いてください

・最後に、来月の対策を3点挙げてください

・A4で1枚程度の分量にしてください

提案書

提案書は、顧客の課題、解決策、導入の効果、費用、進め方の流れで構成するのが一般的です。顧客の業種や課題を伝えて、構成と文章を作ってもらいます。

製造業の中小企業に向けて、生成AIを使った業務の効率化を提案する提案書の構成を作ってください。

・顧客の課題は、日報の作成と集計に時間がかかっていることです

・各章で伝える要点も、箇条書きで示してください

議事録

会議のメモや文字起こしを渡して、決まったこと、宿題（担当者と期限）、次回の予定を整理した議事録を作ってもらいます。

次の会議のメモから議事録を作成してください。

形式は、会議の概要、決定事項、宿題（担当者・期限）、次回の予定の順にしてください。

日報の作成を自動化する方法は、日報の自動化とは？5つの方法とメリット・デメリット、失敗しないツールの選び方を解説でも紹介しています。

関連記事：日報の自動化とは？5つの方法とメリット・デメリット、失敗しないツールの選び方を解説

マニュアル・手順書

業務の手順を箇条書きのメモで渡して、新人にもわかる手順書に整えてもらいます。手順の番号、注意点、よくある質問などを加えるよう依頼すると、使いやすいマニュアルになります。

作った手順書は、実際にその手順で作業してみて、抜けや誤りがないかを確かめてから社内に公開しましょう。

業務の手順が変わったときは、変更点を伝えて手順書を更新してもらうと、マニュアルを最新の状態に保ちやすくなります。

表・集計の資料

データを渡して、比較の表や集計の表を作ってもらえます。表の列や並び順を具体的に指定すると、意図に合った表になります。ChatGPT Workでは、表計算のファイルを作ることもできます。

表計算のソフトの関数の作り方や、グラフの作り方をChatGPTに聞くのも便利です。どの列に何のデータが入っているかを伝えると、そのまま使える答えが得られやすくなります。

スライド

スライドは、まず全体の構成と各スライドの見出し・要点を作り、それをPowerPointなどに取り込むのが基本です。PowerPointを使う場合は、公式のアドインのChatGPT for PowerPointを使うと、PowerPointの中で直接スライドを作成・編集できます。

チャットで作った見出しと要点を、PowerPointのアウトライン表示に貼り付けると、スライドの骨格を一気に作れます。プレゼンで話す内容の原稿も、あわせて作ってもらうと準備の時間を減らせます。

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部署別の資料作成の活用例

ここでは、部署ごとに、ChatGPTをどのような資料の作成に活用できるかの例を紹介します。

営業部門

顧客ごとの提案書、商談の前の業界の情報の整理、商談の後の報告書などの作成に活用できます。顧客の業種や課題に合わせて、提案書の表現や事例の選び方を調整してもらうと効率的です。

ただし、提案書に入れる顧客の固有の情報や、見積もりの金額などは、会社として管理された環境で扱うか、後から人が書き加えるようにしましょう。

管理部門

社内の規程の改定の案内、手続きの手順書、会議の議事録、経費の集計の表などの作成に活用できます。社員からよく受ける質問への回答をまとめた資料を作っておくのも便利です。

規程や制度に関する資料は、最新の規程や法令の内容と一致しているかを、担当者が必ず確認してから公開しましょう。

人事・教育の部門

新入社員の研修の資料、評価の制度の説明の資料、採用の説明会の資料などの作成に活用できます。研修の内容から、理解度を確かめる確認の問題を作ってもらうこともできます。

受講者の知識の程度や研修の時間を伝えると、内容の難しさや分量を調整してもらえます。

経営企画・マーケティングの部門

市場の調査の報告書、事業計画の資料、キャンペーンの企画書などの作成に活用できます。ChatGPT Workを使えば、調べものから分析、資料の作成までをまとめて任せられます。

調査の結果を使う場合は、情報の出どころと日付を確認し、古い情報や誤った情報が含まれていないかを確かめましょう。

精度の高い資料を作るコツ

ChatGPTで作る資料の質は、指示の出し方で大きく変わります。ここでは、すぐに実践できるコツを紹介します。

目的・読み手・形式・分量を伝える

何のための資料か、誰が読むのか、どのような形式で、どれくらいの分量かを伝えましょう。これらが具体的であるほど、手直しの少ない資料になります。

自社の資料の例を参考にさせる

過去に作った資料や、自社の資料の書き方の決まりを渡して、「この形式に合わせて作って」と依頼すると、自社らしい資料に仕上がります。ただし、機密の情報を含む資料は渡さないよう注意しましょう。

一度で完璧を求めず、少しずつ直す

最初の回答を見ながら、「この章をもっと短く」「数字を表にまとめて」「結論をもっと明確に」のように、少しずつ修正を重ねて仕上げましょう。ライティングブロックでは、直したい部分を選んで修正を依頼できます。

確認の観点をChatGPTにも聞く

資料ができたら、「この資料を読む部長の立場で、わかりにくい点や足りない点を指摘して」と依頼すると、自分では気づきにくい改善点が見つかります。

あわせて、「この資料について、読み手から出そうな質問と回答の案を作って」と依頼すると、説明の場での質問への備えにも役立ちます。

資料を仕上げるときのポイント

ChatGPTが作った資料は、そのままでは完成品ではなく、たたき台と考えるのが基本です。仕上げの段階で確認したいポイントを紹介します。

数字と事実を必ず確認する

ChatGPTは、もっともらしい誤りや、根拠のない数字を含めてしまうことがあります。市場の規模や統計の数字、法律や制度の説明などは、元の情報源で必ず確認しましょう。渡したデータから計算した数字も、検算しておくと安心です。

会社の書式とデザインにそろえる

社外に出す資料は、会社のテンプレートや、色、フォント、ロゴの使い方にそろえる必要があります。最後の仕上げは、WordやPowerPointなど、普段使っているアプリで整えましょう。

会社のテンプレートがある場合は、テンプレートに沿った見出しの構成をChatGPTに伝えておくと、貼り付けた後の調整の手間を減らせます。

図や表で伝わりやすくする

文章だけの資料は、伝わりにくくなりがちです。数字の比較はグラフ、手順は流れ図、項目の比較は表のように、内容に合った図や表を入れましょう。ChatGPTに「この内容に合う図の種類を提案して」と相談するのも効果的です。

あわせて、1つのページや1枚のスライドに情報を詰め込みすぎないことも意識しましょう。文字の量が多いと感じたら、ChatGPTに「この部分を半分の量にして」と依頼すると、要点を絞った表現に整えてくれます。

読み手の立場で読み直す

最後に、読み手の立場で資料を読み直し、伝えたいことが伝わるか、わかりにくい表現がないかを確認します。可能であれば、担当者以外の人にも読んでもらいましょう。

業務で資料作成にChatGPTを使うときの注意点

ChatGPTを業務の資料作成に使う場合は、品質と情報の安全を守るための注意点を押さえておきましょう。

機密情報や個人情報を入力しない

個人向けのプランでは、設定によって、入力した内容がモデルの学習に使われる場合があります。社外秘の資料や顧客の個人情報は、個人のアカウントには入力しないのが原則です。

業務で使う場合は、初期の設定で入力した内容がモデルの改善に使えない、BusinessやEnterpriseなどの法人向けのプランを検討しましょう。セキュリティを重視した生成AIの環境づくりについては、AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説でも紹介しています。

関連記事：AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説

著作権や引用に注意する

ChatGPTが作った文章や、提案された画像を使う場合は、他者の著作物に似すぎていないか、引用のルールを守っているかを確認しましょう。出典が必要なデータは、元の情報源を明記することが大切です。

利用の上限に注意する

ChatGPTには、ファイルのアップロードや画像の作成などの機能ごとに、利用の上限があります。締め切りの直前に上限に達して作業が止まらないよう、余裕を持って作業を進めましょう。

また、障害などで一時的に使えなくなることもあります。作った下書きは、こまめに文書のアプリなどに保存しておくと安心です。

社内の利用ルールを決める

部署や担当者ごとに使い方がばらばらだと、機密情報の入力や、確認されないままの資料の社外への送付といった問題が起きやすくなります。使ってよいプランやアカウント、入力してよい情報、確認の手順を社内のルールとして決めておきましょう。

ルールには、AIで作った資料であっても、社外に出す前に必ず人が確認するという手順を含めておくことが大切です。

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資料作成をさらに効率化する方法

ChatGPTでの資料作成に慣れてきたら、さらに効率化するための工夫も取り入れましょう。

よく使うプロンプトをテンプレートにする

月次の報告書、議事録、提案書など、繰り返し作る資料のプロンプトは、テンプレートとして保存しておきましょう。内容だけを入れ替えて使えるため、毎回の入力の手間を減らせます。チームで共有すれば、資料の品質もそろいます。

テンプレートは、使いながら改善していくことが大切です。うまくいかなかった点を反映して、定期的に見直しましょう。

プロジェクトで情報をまとめる

公式のヘルプによると、プロジェクトを使うと、関係するチャット、ファイル、指示を1か所にまとめられます。会社の資料の書き方の決まりや、よく使うデータをプロジェクトにまとめておくと、毎回同じ説明をする手間が省けます。

定期的な資料は自動化する

ChatGPT Workでは、スケジュールに応じて作業を繰り返し実行させることができます。毎月の報告書など、定期的に作る資料の作成の効率化に役立ちます。

データの集計から資料の作成までを、ほかのツールとつないで自動化する仕組みづくりは、ネクストスケールのAI業務自動化・GAS開発でも支援しています。

社内でChatGPTの資料作成を広げる進め方

ChatGPTでの資料作成を、一部の人だけでなく、社内全体に広げるための進め方を紹介します。

よく作る資料から始める

まずは、議事録や月次の報告書など、多くの社員が繰り返し作る資料から始めましょう。効果を実感しやすく、社内に広げやすい分野です。

最初から全社で取り組むのではなく、1つの部署で試し、うまくいった方法をほかの部署に広げると、無理なく活用を進められます。

うまくいった事例を共有する

作業の時間がどれくらい減ったか、どのようなプロンプトでうまくいったかを社内で共有すると、ほかの社員も使い始めやすくなります。

社内の勉強会で、実際の資料の作成の過程を見せると、使い方のイメージがわきやすくなります。

効果を測って見直す

導入の前後で、資料の作成にかかる時間や、手直しの回数を比べてみましょう。効果を数字で示すことで、社内での活用の理解が進みます。

効果が出にくい資料がある場合は、プロンプトや渡す材料を見直すことで改善できることも多くあります。

AIで業務を効率化する方法の全体像は、AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説でも紹介しています。

関連記事：AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説

ChatGPTの資料作成に関するよくある質問

最後に、ChatGPTでの資料作成についてよく寄せられる質問と、その回答を紹介します。

無料版でも資料は作れる？

作れます。公式のFAQによると、無料版でも日常の文章のチャットは、不正な利用を防ぐための制限を除いて無制限に使えます。ファイルのアップロードや画像の作成には別の上限があり、ChatGPT Workは対象の有料のプランで使えます。

WordやPowerPointのファイルとして作れる？

ChatGPT Workでは、文書、表計算、プレゼンテーションなどの成果物を作れると案内されています。また、PowerPointのアドインを使えば、PowerPointの中で直接スライドを作成・編集できます。チャットで作った文章を、WordやPowerPointに貼り付けて仕上げることもできます。

ほかのAIツールとの使い分けは？

資料の作成に使えるAIのツールは、ChatGPTだけではありません。デザインまで整った資料を作ることに特化したツールや、普段使っているアプリに組み込まれたAIの機能もあります。目的や使い慣れたアプリに合わせて使い分けましょう。

業務の効率化に役立つツールの選び方の考え方は、業務効率化ツールとは？目的別の選び方と導入のコツでも紹介しています。社員の使い方の基礎をそろえるには、生成AI活用研修も効果的です。

関連記事：業務効率化ツールとは？目的別の選び方・おすすめカテゴリ・導入のコツを徹底解説

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まとめ｜目的に合った方法でChatGPTを使い、資料作成を効率化しよう

ChatGPTを使えば、報告書、提案書、議事録、マニュアル、表、スライドなど、さまざまな資料の作成を効率化できます。短い文書はチャット、まとまった資料はChatGPT Work、スライドはPowerPointのアドインと、資料の種類や量に合わせて使い分けましょう。

目的、読み手、形式、分量を具体的に伝え、構成を固めてから中身を作り、数字や事実を確認して仕上げるのが基本です。業務で使う場合は、機密情報の扱いと社内のルールにも注意しましょう。ChatGPT Workで作れる資料については、OpenAIの公式のヘルプ「ChatGPT Work and Codex」で確認できます。

ネクストスケールでは、AI活用の戦略設計から、業務の自動化の仕組みづくり、利用ルールの整備、社員研修、現場への定着までを一気通貫で支援しています。支援の詳細はAIコンサル・AX伴走支援のページで紹介していますので、生成AIの活用をどこから進めるか迷っている場合も、お気軽にご相談ください。

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