案件管理をエクセルで行う方法 管理項目・作り方・運用のコツと限界を解説

「案件の状況をチームで共有したいが、専用のツールを入れるほどではない」「エクセルで案件管理をしているが、うまく運用できていない」。営業やプロジェクトの担当者から、こうした相談をよくいただきます。

エクセルを使えば、案件の一覧表を作り、状況、担当者、金額、次の行動などを管理できます。追加の費用がかからず、すぐに始められるのが大きな利点です。一方で、案件や担当者が増えると、同時の編集や履歴の管理が難しくなるという限界もあります。

本記事では、エクセルで案件管理を行う方法として、管理すべき項目、表の作り方、便利な機能、運用のコツ、エクセルの限界と専用のツールへの移行のタイミング、AIの活用までを整理します。

確認したいポイント	結論	詳細
エクセルで案件管理できる？	小規模なら十分に可能	案件の一覧表を作り、状況や担当、金額などを管理できます。追加の費用がかからず、すぐに始められます。
どんな項目が必要？	案件名・顧客・担当・状況・金額など	案件名、顧客、担当者、状況、見込みの金額、次の行動、期限などを、1行に1件で管理するのが基本です。
作り方のコツは？	テーブル・入力規則・条件付き書式	テーブル機能で一覧を作り、入力規則で入力を統一し、条件付き書式で期限や状況を目立たせると便利です。
エクセルの限界は？	件数や人数が増えると管理が難しい	案件や担当者が増えると、同時の編集や履歴の管理が難しくなります。その場合は専用のツールを検討します。

この記事でわかること

• エクセルで案件管理を行うメリットとデメリット
• 案件管理に必要な管理項目
• エクセルの案件管理表の作り方と、便利な機能
• エクセルでの案件管理を続けるための運用のコツ
• エクセルの限界と、専用のツールへの移行のタイミング

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案件管理とは

最初に、案件管理の意味と目的を確認しておきましょう。

案件の状況を把握し、確実に進めるための管理

案件管理は、営業の商談やプロジェクトなどの案件ごとに、状況、担当者、金額、次の行動などを記録し、案件を確実に進めるための管理です。チームで情報を共有し、対応の漏れを防ぐ役割もあります。

営業だけでなく、受託の制作、工事、社内のプロジェクトなど、さまざまな業務で使われる管理の方法です。

案件管理の目的

案件管理の主な目的は、対応の漏れや遅れを防ぐこと、案件の状況をチームで共有すること、売上の見込みを把握することです。過去の案件の記録は、次の営業や提案にも活かせます。

担当者が変わったときにも、案件の経緯をすぐに引き継ぐことができるようになります。

案件管理で起こりがちな問題

案件の情報が担当者の頭の中や個人のメモにしかないと、担当者の不在のときに状況がわからない、次の行動を忘れる、売上の見込みが把握できないといった問題が起こります。

顧客からの問い合わせに、すぐに答えられないことは、信頼の低下にもつながります。

エクセルで案件管理を行うメリットとデメリット

エクセルでの案件管理には、メリットとデメリットがあります。

メリット｜すぐに始められ、自由に作れる

多くの会社ですでに使われているため、追加の費用がかからず、すぐに始められます。操作に慣れている社員が多く、自社に合わせて項目や形を自由に変えられるのも利点です。

まず案件管理の習慣をつけたい段階では、エクセルから始めるのは良い選択です。

メリット｜集計や分析もできる

関数やピボットテーブルを使えば、担当者別・状況別の件数や金額を集計できます。グラフで見える化することも簡単です。

ほかのシステムのデータを取り込んで分析することもできます。

デメリット｜件数や人数が増えると管理が難しい

案件や担当者が増えると、ファイルが重くなる、入力の形がばらばらになる、どれが最新かわからないといった問題が起こりやすくなります。

誤って数式やデータを消してしまうリスクも、利用者が増えるほど高まります。

デメリット｜履歴や通知の管理が難しい

案件の経緯の履歴を残す、期限が近づいたら知らせる、スマートフォンから手軽に更新するといったことは、エクセルだけでは難しい場合があります。

アクセスの権限を細かく設定する（担当者ごとに見られる案件を制限するなど）ことも、エクセルでは難しい場合があります。

案件管理に必要な管理項目

エクセルで案件管理を行う場合の、主な管理項目を表で整理します。1行に1件の案件を記録するのが基本です。

管理項目	内容の例
案件番号	案件ごとの番号（重複しない番号）
案件名	「〇〇社 新システム導入」など
顧客名・担当者名	取引先の会社名と、先方の担当者
自社の担当者	案件を担当する営業や担当者
状況（ステータス）	「提案中」「見積提出」「受注」「失注」など
見込みの金額	受注した場合の金額
確度	受注の見込みの高さ（A・B・Cなど）
次の行動と期限	次にやること、その期限
最終の更新日・メモ	最後に更新した日と、経緯のメモ

基本の項目

案件番号、案件名、顧客名、自社の担当者、状況は、どの案件管理にも欠かせない基本の項目です。案件番号を付けておくと、同じ名前の案件を区別しやすくなります。

状況の選択肢は、自社の営業の流れに合わせて決めましょう。選択肢の意味をチームで統一しておくことが大切です。

売上の見込みを把握する項目

見込みの金額、確度、受注の予定の時期を記録すると、売上の見込みを把握できます。確度は、A・B・Cのように、判断の基準を決めて付けるとよいでしょう。

たとえば、A：受注がほぼ確定、B：見積を提出済み、C：提案の段階のように、誰が付けても同じになる基準を決めておきます。

次の行動を管理する項目

次の行動と期限は、対応の漏れを防ぐうえで特に重要です。「誰が、いつまでに、何をするか」がわかるように記録しましょう。

次の行動が空欄の案件は、止まっている案件の可能性があるため、定期的に確認しましょう。

次の行動の期限が過ぎている案件も、優先して確認すべき案件です。

項目は増やしすぎない

項目を増やしすぎると、入力の手間が増えて更新されなくなります。本当に使う項目に絞ることが、運用を続けるコツです。

最初は少ない項目で始め、必要に応じて追加するのがおすすめです。

項目を追加する場合は、チームで相談して決めると、入力の負担への理解も得やすくなります。

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エクセルの案件管理表の作り方

ここでは、エクセルで案件管理表を作る基本の手順を紹介します。

ステップ1｜管理項目を決めて見出しを作る

管理する項目を決め、1行目に見出しを入力します。見出しの名前は短く、わかりやすくしましょう。

セルの結合は使わないようにすると、並べ替えや集計がしやすくなります。

1つのセルに1つの情報を入れることも、集計しやすい表を作るコツです。

ステップ2｜テーブルに変換する

見出しと最初のデータを入力したら、テーブルの機能で表に変換します。テーブルにすると、行を追加したときに書式や数式が自動で引き継がれ、並べ替えや絞り込みもしやすくなります。

テーブルにはわかりやすい名前を付けておくと、数式や集計で参照しやすくなります。

ステップ3｜入力のルールを設定する

状況、担当者、確度などの項目は、データの入力規則でドロップダウンから選べるようにします。入力の形がそろい、集計の誤りを防げます。

選択肢の一覧は、別のシートにまとめて管理しておくと、後から選択肢を追加・変更しやすくなります。

状況の選択肢の例：

問い合わせ ／ ヒアリング ／ 提案中 ／ 見積提出 ／ 受注 ／ 失注

ステップ4｜条件付き書式で目立たせる

期限が過ぎた・近い案件や、状況ごとに色を付けると、注意すべき案件がひと目でわかります。

ただし、色を使いすぎるとかえって見にくくなるため、意味のある色に絞ることが大切です。

ステップ5｜集計のシートを作る

ピボットテーブルで、担当者別・状況別の件数や金額を集計する別のシートを作ると、会議での報告にも使えます。

入力用のシートと集計用のシートを分けると、誤って集計の部分を壊すリスクも減らせます。

集計のシートを見るだけの人には、閲覧の権限だけを与えるのも1つの方法です。

案件管理に便利なエクセルの機能

案件管理に役立つエクセルの主な機能を表で整理します。

機能	案件管理での使い方
テーブル	一覧を表として扱い、並べ替えや絞り込みをしやすくする
データの入力規則	状況や担当者をドロップダウンで選べるようにし、入力を統一する
条件付き書式	期限が近い案件や、状況ごとに色を付けて目立たせる
フィルター	担当者や状況ごとに案件を絞り込んで表示する
ピボットテーブル	担当者別・状況別の件数や金額を集計する
共同編集	OneDriveなどに保存し、複数の人で同時に編集する

テーブルとフィルター

テーブルにすると、見出しの部分から並べ替えや絞り込みができます。自分の担当の案件だけを表示する、提案中の案件だけを表示するといった使い方が便利です。

共同編集の環境では、ほかの人の表示に影響しない「シートビュー」という機能を使える場合もあります。

条件付き書式

期限の日付と今日の日付を比べて、期限が過ぎた案件を赤く表示するといった設定ができます。見落としの防止に役立ちます。

確度が高い案件を強調するなど、営業の優先順位を見える化する使い方もできます。

ピボットテーブル

担当者別の見込み金額の合計や、状況別の件数を、簡単な操作で集計できます。月ごとの推移を見ることもできます。

データを更新した後は、ピボットテーブルの更新も忘れずに行いましょう。

共同編集

Microsoftの公式の案内によると、OneDriveやSharePointに保存した文書では、複数の人が同時に作業する「共同編集」ができます。共同編集には、共有の保存場所、対応するアプリ、新しいファイルの形式（.xlsxなど）、すべての共同編集者の編集権限が必要とされています。

公式の案内によると、古い「共有ブック」の機能は、多くの制限があるため、共同編集に置き換えられたとされています。チームで案件管理表を使う場合は、共同編集を活用しましょう。

共同編集を使うと、ほかの人が編集している場所も画面で確認できるため、同じ箇所を同時に変えてしまうことを防ぎやすくなります。

エクセルでの案件管理を続けるための運用のコツ

エクセルでの案件管理は、作ることよりも、続けることが難しいものです。運用のコツを紹介します。

更新のルールを決める

「商談の後すぐに更新する」「毎週金曜日までに更新する」など、更新のタイミングのルールを決めましょう。更新されない案件管理表は、すぐに役に立たなくなります。

最終の更新日を記録しておくと、長く更新されていない案件を見つけやすくなります。

最終の更新日を自動で記録する仕組みは、エクセルだけでは難しいため、自動化のツールの活用も検討しましょう。

ファイルを1つにまとめる

担当者ごとに別のファイルで管理すると、全体の状況が把握できなくなります。チームで1つのファイルを使い、共同編集で同時に更新しましょう。

ファイルの保存場所と名前をチームで決め、案内しておくことも大切です。

アクセスできる人を必要なメンバーに限るなど、情報の管理にも注意しましょう。

定期的に見直す場を設ける

週1回の営業の会議などで、案件管理表を見ながら状況を確認すると、更新の習慣が身につきます。

会議の前に全員が更新を済ませるルールにすると、会議の時間も短くなります。

会議では、次の行動が決まっていない案件や、長く動いていない案件を重点的に確認するとよいでしょう。

失注や完了の案件の扱いを決める

失注や完了した案件は、別のシートに移す、フィルターで非表示にするなど、扱いを決めておくと、一覧が見やすく保てます。失注の理由を記録しておくと、次の営業の改善に活かせます。

年度ごとにファイルを分けるなど、ファイルが重くなりすぎない工夫も考えましょう。

過去の案件も検索できるようにしておくと、以前の取引の経緯を確認したいときに役立ちます。

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業務別の案件管理表の例

業務の種類によって、案件管理で重視すべき項目は異なります。

営業の案件管理

商談の段階、見込みの金額、確度、次の行動が中心です。月ごとの売上の見込みを集計できるようにしておくと、営業の会議で役立ちます。

案件の発生のきっかけ（問い合わせ、紹介、展示会など）を記録すると、効果の高い集客の方法もわかります。

受託の制作・開発の案件管理

納期、作業の進み具合、担当者、作業の時間、請求の状況が中心です。複数の案件の納期と担当者の負担をひと目で把握できるようにしましょう。

作業の時間を記録しておくと、案件ごとの利益も把握できます。

工事の案件管理

工期、現場の場所、協力会社、工程の進み具合、請求と入金の状況が中心です。工程表と連携させると、より管理しやすくなります。

現場の写真や書類は、保存場所へのリンクを案件管理表に記録しておくと探しやすくなります。

社内のプロジェクトの管理

課題の内容、担当者、期限、優先度、状況が中心です。関係する部署も記録しておくと、調整の相手がわかりやすくなります。

完了の条件を明確にしておくと、いつ完了とするかの認識のずれを防げます。

エクセルの案件管理でよくある失敗

エクセルでの案件管理でよくある失敗を紹介します。

入力の形がばらばらになる

同じ顧客の名前が人によって違う書き方になっていたり、日付の形がそろっていなかったりすると、集計や絞り込みが正しくできません。入力規則やドロップダウンで、入力の形をそろえましょう。

顧客の一覧を別のシートで管理し、そこから選ぶ形にすると、顧客名の表記の揺れを防げます。

最新の版がわからなくなる

ファイルをメールで送り合ったり、個人のパソコンにコピーしたりすると、どれが最新版かわからなくなります。1つのファイルを共同編集で使うことが大切です。

ファイルの名前に日付を付けて複製を増やす運用も、最新版がわからなくなる原因になります。

誤って数式やデータを消してしまう

複数の人が編集すると、誤って数式やデータを消してしまうことがあります。数式の入ったセルを保護する、変更の履歴を確認できる保存場所を使うなどの対策をしましょう。

OneDriveやSharePointに保存すると、以前の版に戻せる場合があるため、万一のときも安心です。

更新されずに放置される

作った当初は使われていても、次第に更新されなくなるのはよくある失敗です。更新のルールと、確認の場を設けることが大切です。

入力の手間が大きすぎないかも見直しましょう。入力が面倒な表は、更新されにくくなります。

エクセルの限界と、専用のツールへの移行のタイミング

エクセルでの案件管理には限界もあります。専用のツールへの移行を検討すべきタイミングを紹介します。

案件や担当者が増えてきたとき

案件の数や担当者が増え、ファイルが重い、更新が追いつかない、全体が把握できないと感じたら、移行を検討するタイミングです。

案件管理表の整理や修正に、多くの時間を取られていることも、移行を考えるサインです。

履歴や通知の管理が必要になったとき

顧客とのやり取りの履歴を詳しく残したい、期限が近づいたら自動で知らせてほしいといった要望が出てきたら、専用のツールが向いています。

メールや予定表と連携して、顧客とのやり取りを自動で記録できるツールもあります。

外出先から更新したいとき

営業の担当者が外出先からスマートフォンで手軽に更新したい場合も、専用のツールのほうが使いやすいことが多くあります。

商談の直後にその場で記録できると、情報の鮮度と正確さが高まります。

エクセルもスマートフォンのアプリで編集できますが、入力のしやすさは専用のツールに劣る場合があります。

移行先の選択肢

営業の支援のツール（SFA）や顧客管理のシステム（CRM）、案件管理の専用のツール、自社に合わせたシステムの開発などが選択肢になります。業務の効率化に役立つツールの選び方の考え方は、業務効率化ツールとは？目的別の選び方と導入のコツでも紹介しています。

無料の試用があるツールで、エクセルで管理している実際の案件を入れて試してみると、使いやすさを判断しやすくなります。

エクセルで整理した管理項目や運用のルールは、ツールへの移行のときにもそのまま活かせます。

エクセルでの管理は、案件管理の型を作る練習にもなるといえます。

関連記事：業務効率化ツールとは？目的別の選び方・おすすめカテゴリ・導入のコツを徹底解説

案件管理にAIを活用する

最近は、エクセルでの案件管理にもAIを活用できるようになっています。

数式や関数の作成の支援

「期限が過ぎた案件を数える数式を作って」のように、生成AIに依頼して数式を作ってもらうことができます。エクセルに詳しくない担当者でも、便利な集計の仕組みを作りやすくなります。

AIが作った数式は、実際のデータで正しく動くかを確認してから使いましょう。

案件の分析と報告の作成

案件管理表のデータをもとに、AIに傾向の分析や、会議の報告の文章の作成を手伝ってもらう使い方もできます。顧客の情報をAIに入力する場合は、データの扱いの条件を確認しましょう。

セキュリティを重視したAIの環境づくりについては、AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説でも紹介しています。

関連記事：AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説

更新の自動化

問い合わせのフォームの内容を自動で案件管理表に追加する、期限が近い案件をメールで知らせるといった自動化の仕組みを作ることもできます。業務の自動化の仕組みづくりは、ネクストスケールのAI業務自動化・GAS開発でも支援しています。

エクセルを使い続けながら、手間のかかる部分だけを自動化するという方法も、移行の前の有効な選択肢です。

案件管理とエクセルに関するよくある質問

最後に、エクセルでの案件管理についてよく寄せられる質問と、その回答を紹介します。

テンプレートはある？

インターネット上には、案件管理のテンプレートが多く公開されています。ただし、自社の業務に合わない項目も含まれていることが多いため、本記事の管理項目を参考に、自社に合わせて調整しましょう。

生成AIに自社の業務を説明して、案件管理表の項目の案を作ってもらう方法もあります。

Googleスプレッドシートでもできる？

Googleスプレッドシートでも、同じような案件管理表を作れます。複数の人での同時の編集がしやすく、GASという仕組みで自動化もしやすいのが特徴です。

普段使っているツール（Microsoft 365かGoogle Workspaceか）に合わせて選ぶとよいでしょう。

エクセルからツールへの移行は大変？

管理項目が整理されていれば、データの移行は比較的スムーズです。移行の前に、入力の形のばらつきや重複を整理しておくと安心です。AIで業務を効率化する方法の全体像は、AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説でも紹介しています。

移行の期間中は、エクセルとツールの両方で管理する期間を短くするよう、切り替えの日を決めておきましょう。

社員がAIを業務で使いこなせるよう、生成AI活用研修などで基礎をそろえておくのも効果的です。

関連記事：AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説

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まとめ｜エクセルで始め、成長に合わせて仕組みを見直そう

エクセルを使えば、追加の費用をかけずに、すぐに案件管理を始められます。案件名、顧客、担当者、状況、見込みの金額、次の行動と期限などの項目を、テーブル、入力規則、条件付き書式、ピボットテーブル、共同編集などの機能で管理しましょう。

更新のルールを決め、ファイルを1つにまとめ、定期的に見直すことが、運用を続けるコツです。案件や担当者が増えて限界を感じたら、専用のツールへの移行を検討しましょう。共同編集の条件は、Microsoftの公式の案内「ドキュメントのグループ作業と共同編集」で確認できます。

ネクストスケールでは、AI活用の戦略設計から、ツールの選定、業務の自動化の仕組みづくり、AIを活用したシステム開発、社員研修までを一気通貫で支援しています。支援の詳細はAIシステム開発やAIコンサル・AX伴走支援のページで紹介していますので、案件管理の見直しをどこから進めるか迷っている場合も、お気軽にご相談ください。

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