販売管理システムとは？主な機能・種類・選び方とインボイス対応の注意点を解説

「受注や請求の管理を表計算のソフトで行っているが、手間とミスが多い」「販売管理システムを入れたいが、どれを選べばよいかわからない」。商品やサービスを販売する企業から、こうした相談をよくいただきます。

販売管理システムは、見積もり、受注、出荷、売上、請求、入金など、商品やサービスを販売する一連の業務を管理するシステムです。導入すると、手作業の転記や集計を減らし、請求の漏れや入金の確認の漏れを防ぐことができます。

本記事では、販売管理システムの主な機能、導入のメリット、種類、選び方、インボイス制度への対応、導入の手順、AIの活用、注意点までを整理します。

確認したいポイント	結論	詳細
販売管理システムとは？	受注から入金までを管理する仕組み	見積もり、受注、出荷、売上、請求、入金など、商品やサービスを販売する一連の業務を管理するシステムです。
導入のメリットは？	作業の削減と、ミスの防止	手作業の転記や集計を減らし、請求の漏れや入金の確認の漏れを防ぎ、売上の状況を素早く把握できます。
どう選べばよい？	業務の流れと連携で選ぶ	自社の販売の流れに合うか、会計や在庫などのシステムと連携できるか、使いやすさや費用で選びます。
注意点は？	インボイス制度への対応を確認	請求書などの発行の機能が、インボイス制度の記載事項に対応しているかを確認することが大切です。

この記事でわかること

• 販売管理システムとは何か、どのような業務を管理するのか
• 販売管理システムの主な機能と、導入のメリット
• クラウド型・パッケージ型・独自の開発などの種類と違い
• 自社に合った販売管理システムの選び方
• インボイス制度への対応など、導入のときの注意点

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販売管理システムとは

最初に、販売管理システムがどのようなものなのかを確認しておきましょう。

販売の一連の業務を管理する仕組み

販売管理は、商品やサービスを販売する際の、見積もりから入金までの一連の業務を管理することです。販売管理システムは、これらの業務の情報を1つの仕組みで管理し、業務の効率化と正確さの向上を図るシステムです。

販売管理は、会社の売上とお金の流れに直接関わる大切な業務です。正確に管理することが、健全な経営の土台になります。

販売管理の業務の流れ

一般的な販売管理の業務は、見積もり → 受注 → 出荷・納品 → 売上の計上 → 請求 → 入金の確認の流れで進みます。商品を仕入れて販売する企業では、仕入や在庫の管理にも関わります。

販売管理システムを使うと、前の工程の情報を次の工程に引き継げるため、同じ情報を何度も入力する手間を減らせます。

たとえば、見積書の内容をそのまま受注の情報にし、受注の情報から請求書を作ることができます。

表計算のソフトでの管理との違い

表計算のソフトでも販売管理はできますが、件数が増えると、転記のミス、ファイルの分散、最新の情報がわからないといった問題が起こりやすくなります。販売管理システムでは、情報が一元化され、複数の担当者が同じ情報を見られるため、こうした問題を防げます。

担当者ごとに別々のファイルで管理している場合は、特に情報のずれが起こりやすくなります。

販売管理システムの主な機能

販売管理システムの主な機能を表で整理します。製品によって、備えている機能は異なります。

主な機能	内容
見積もりの管理	見積書の作成、見積もりの履歴の管理
受注の管理	注文の登録、受注の状況の管理
出荷・納品の管理	出荷の指示、納品書の作成
売上・請求の管理	売上の計上、請求書の作成と発行
入金の管理	入金の確認、未入金の把握
仕入・在庫の管理	仕入の記録、在庫の数の管理
分析	売上や利益の集計、顧客別・商品別の分析

見積もり・受注の管理

見積書を作成し、受注につながったら受注の情報に引き継ぐことができます。見積もりや受注の状況を一覧で確認できるため、対応の漏れを防げます。

見積もりから受注につながった割合を確認すれば、営業の活動の改善にも活かせます。

出荷・売上・請求の管理

受注の情報をもとに、出荷の指示や納品書の作成、売上の計上、請求書の発行を行えます。締め日ごとにまとめて請求書を作る機能を備えたものも多くあります。

請求書の電子での送付に対応したものを選ぶと、印刷や郵送の手間と費用も減らせます。

入金の管理

入金を確認し、請求の情報と照らし合わせることで、未入金の取引を把握できます。入金の催促の漏れを防ぐのに役立ちます。

銀行の入金の明細と自動で照らし合わせる機能を備えたものもあります。

仕入・在庫の管理

商品を仕入れて販売する企業では、仕入の記録や在庫の数の管理も重要です。販売と在庫の情報が連動すると、在庫の不足や過剰を防ぎやすくなります。

在庫が一定の数を下回ったら知らせる機能があると、発注の漏れを防げます。

分析

売上や利益を、顧客別・商品別・期間別に集計できます。売れ筋の商品や、取引の多い顧客を把握し、営業の戦略に活かせます。

集計の作業が自動化されることで、分析と改善の検討に時間を使えるようになります。

販売管理システムを導入するメリット

ここでは、販売管理システムを導入するメリットを紹介します。

手作業の削減

同じ情報の転記や、帳票の作成、集計などの手作業を減らせます。担当者の作業の時間を、顧客の対応や営業の活動に使えるようになります。

月末や締め日の作業の集中がやわらぎ、担当者の負担も軽くなります。

ミスや漏れの防止

転記のミス、請求の漏れ、入金の確認の漏れなどを防げます。正確な請求は、取引先からの信頼にもつながります。

請求の漏れは売上の取りこぼしに直結するため、防げる効果は大きいといえます。

情報の共有と素早い把握

営業、出荷、経理など、複数の部署が同じ情報を見られるため、問い合わせへの対応や、部署間の連携がスムーズになります。売上の状況をすぐに把握できるため、経営の判断も早くなります。

外出先から最新の受注の状況を確認できるシステムもあり、営業の担当者の対応も早くなります。

業務の属人化の解消

特定の担当者しかわからない業務が減り、担当者の不在や異動のときにも業務を続けやすくなります。

業務の手順がシステムの中で決まるため、新しい担当者への引き継ぎも楽になります。

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販売管理システムの種類

販売管理システムには、いくつかの種類があります。それぞれの特徴を表で整理します。

種類	特徴	向いている場合
クラウド型	インターネットで使う。初期の費用を抑え、すぐに始めやすい	中小企業、一般的な販売の流れ
パッケージ型	自社のサーバーやパソコンに導入する製品	社内で管理したい場合
独自の開発	自社の業務に合わせて一から作る	独自の業務の流れや連携が多い場合
基幹システムの一部	会計や生産などとあわせて管理する大きなシステムの一部	会社全体の業務を一体で管理したい場合

クラウド型

インターネットを通じて使う販売管理システムです。初期の費用を抑え、すぐに使い始めやすいのが利点です。システムの更新や保守も提供元が行うため、社内の管理の負担が小さくなります。

法令の改正への対応も提供元が行う場合が多く、インボイス制度などへの対応の手間を減らせます。一方で、独自の機能の追加には制約がある場合があります。

パッケージ型

製品を購入して、自社のサーバーやパソコンに導入する販売管理システムです。社内で管理したい場合や、一定の範囲で設定を変えたい場合に向いています。

サーバーの管理や、製品の更新の作業を社内で行う必要がある点に注意しましょう。

独自の開発

自社の業務に合わせて、一から販売管理システムを作る方法です。独自の業務の流れや、ほかのシステムとの連携が多い場合に向いていますが、費用と期間がかかります。AIを活用したシステムの開発は、ネクストスケールのAIシステム開発でも支援しています。

基幹システムの一部

会計、生産、人事など、会社全体の業務を一体で管理する大きなシステムの中に、販売管理の機能が含まれる場合があります。会社全体の情報を一体で管理したい場合に向いています。

導入の規模が大きくなるため、費用と期間、社内の体制を十分に検討しましょう。

販売管理システムの選び方

ここでは、自社に合った販売管理システムを選ぶポイントを紹介します。

自社の販売の流れに合うか

業種や取引の形によって、販売の流れは異なります。掛けでの取引か、その場での支払いか、受注生産か在庫販売かなど、自社の販売の流れに合うシステムを選びましょう。業種に特化した製品もあります。

今後の事業の拡大（取引先や商品の増加、海外との取引など）にも対応できるかを確認しておくと安心です。

必要な機能がそろっているか

見積もり、受注、請求、入金、在庫など、自社に必要な機能がそろっているかを確認します。使わない機能が多すぎると、費用が高くなり、使いこなしにくくなります。

必要な機能と、あると便利な機能を分けて整理しておくと、比べやすくなります。

ほかのシステムと連携できるか

会計のシステム、在庫の管理、ECサイト、顧客管理など、今使っているシステムと連携できるかを確認しましょう。連携できると、データの二重入力を防げます。

使いやすさとサポート

担当者が迷わずに使えるか、導入や運用の支援を受けられるかを確認しましょう。無料の試用がある場合は、実際に試してみるのがおすすめです。

問い合わせへの対応の時間や方法（電話、メール、チャットなど）も確認しておくと安心です。

費用

初期の費用、月額の費用、利用者の数による費用の変化、追加の機能の費用などを確認し、数年間の総額で比べましょう。業務の効率化に役立つツールの選び方の考え方は、業務効率化ツールとは？目的別の選び方と導入のコツでも紹介しています。

導入の費用の一部に、補助金を使える場合もあります。対象や条件は最新の公募の情報で確認しましょう。

関連記事：業務効率化ツールとは？目的別の選び方・おすすめカテゴリ・導入のコツを徹底解説

業種別の活用例

ここでは、業種ごとの販売管理システムの活用例を紹介します。

卸売業

多くの取引先と商品を扱うため、取引先ごとの価格の管理、締め日ごとの請求、在庫との連動が重要です。受注から出荷、請求までの流れを一元化すると、大きな効率化につながります。

取引先ごとの締め日や支払いの条件を設定できるかも確認しましょう。

製造業

受注の情報を生産の計画と連携させることが大切です。部品の仕入や在庫の管理とあわせて管理できるシステムが向いています。

納期の管理の機能も、製造業では特に重要です。

小売業・ECの事業者

店舗やECサイトの注文をまとめて管理し、在庫の数を正確に把握することが重要です。ECサイトとの連携の機能を確認しましょう。

複数の販売の場所で在庫を共有している場合は、在庫の数がずれない仕組みが欠かせません。

サービス業

月額の契約や、継続的な取引が多い場合は、定期的な請求の自動化や、契約の管理の機能が役立ちます。

契約の更新の時期を知らせる機能があると、更新の漏れを防げます。

よくある失敗

販売管理システムの導入でよくある失敗を紹介します。

業務に合わないシステムを選ぶ

機能の多さや価格だけで選ぶと、自社の販売の流れに合わず、結局は手作業が残ることがあります。実際の業務の流れで試すことが大切です。

安さだけで選ぶと、後から機能の追加や乗り換えの費用がかかることもあります。

独自の改修をしすぎる

今の業務のやり方に合わせて、システムを大きく改修すると、費用が膨らみ、更新の際にも手間がかかることがあります。業務の側をシステムに合わせて見直すことも検討しましょう。

どうしても必要な独自の部分だけを改修・開発するのが、費用を抑えるコツです。

現場の意見を聞かない

実際にシステムを使う担当者の意見を聞かずに選ぶと、使いにくく定着しないことがあります。選ぶ段階から担当者に参加してもらうことが大切です。

営業、出荷、経理など、関わる部署すべての意見を聞くようにしましょう。

連携を後回しにする

会計や在庫のシステムとの連携を後回しにすると、データの二重の入力が残り、効果が半減します。連携の方法は選ぶ段階で確認しましょう。

連携の仕組みづくりが難しい場合は、外部の専門家の支援を受けることも検討しましょう。

インボイス制度への対応

販売管理システムを選ぶうえで、インボイス制度への対応は重要なポイントです。

インボイス制度とは

国税庁の案内によると、2023年10月1日から、消費税の仕入税額控除の方式として、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が始まりました。

国税庁の案内によると、インボイスとは、売手が買手に対して、正確な適用の税率や消費税の額などを伝えるための手段であり、一定の事項が記載された請求書や納品書などをいいます。書類の名称は問わないとされています。

インボイスを交付できる事業者

国税庁の案内によると、インボイスを交付できるのは、登録を受けたインボイス発行事業者に限られます。インボイス発行事業者になるには、登録の申請の手続きが必要で、課税事業者でなければ登録を受けることはできないとされています。

自社がインボイス発行事業者として登録している場合は、登録番号を請求書などに正しく記載できる設定にしておきましょう。

販売管理システムで確認すること

販売管理システムで請求書や納品書を発行する場合は、インボイスに必要な記載事項（登録番号、税率ごとの消費税の額など）に対応しているかを確認しましょう。税率ごとの集計や、消費税の端数の処理の方法も確認が必要です。

仕入の側でも、取引先から受け取ったインボイスの保存が仕入税額控除の要件になるため、仕入の記録の管理もあわせて確認しましょう。

インボイス制度の詳しい内容は、国税庁の案内で確認し、判断に迷う場合は税理士などの専門家に相談しましょう。

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導入の手順

販売管理システムを導入する基本の手順を紹介します。

ステップ1｜現状の業務と課題を整理する

見積もりから入金までの業務の流れと、使っている帳票、担当者、困っていることを整理します。

月にどれくらいの取引があり、各作業にどれくらいの時間がかかっているかも把握しておくと、導入の効果を比べやすくなります。

ステップ2｜必要な機能と条件を決める

整理した課題をもとに、必要な機能、連携が必要なシステム、予算などを決めます。

導入の目標（請求の作業の時間を半分にする、など）を決めておくと、効果を確かめやすくなります。

ステップ3｜候補を比べて試す

選び方のポイントをもとに候補を絞り、無料の試用や説明を通じて、実際の業務に合うかを確かめます。

実際の取引の例を使って、見積もりから請求までの流れを試してみましょう。

ステップ4｜データの移行と設定

顧客、商品、取引の履歴などのデータを移し、帳票や税の設定を行います。本番の前に、検証の環境で動作を確かめることが大切です。本番の前に検証の環境で動作を確かめる考え方は、ステージング環境とは？本番・開発・テスト環境との違いと構築時の注意点を解説でも紹介しています。

請求書の金額や税の計算が正しいかは、実際の取引の例で必ず確かめましょう。

関連記事：ステージング環境とは？本番・開発・テスト環境との違いと構築時の注意点を解説

ステップ5｜運用を始めて改善する

担当者への説明を行い、運用を始めます。しばらくは旧来の方法と並行して確認すると安心です。運用しながら、使い方や設定を改善していきます。

AIで業務を効率化する方法の全体像は、AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説でも紹介しています。

関連記事：AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説

販売管理にAIを活用する

最近は、販売管理の業務にAIを活用する取り組みも広がっています。

受注の情報の入力の自動化

メールやFAXで届いた注文書の内容をAIで読み取り、受注の情報として登録する仕組みを作れます。手入力の手間とミスを減らせます。

AIが読み取った内容は、登録の前に担当者が確認する流れにしておくと安心です。

需要の予測

過去の販売のデータをAIで分析し、今後の売れ行きを予測して、在庫の計画に活かせます。

予測の精度を高めるには、十分な量の正確な販売のデータが必要です。まずはデータを正しくためることから始めましょう。

売上の分析と報告

売上のデータの分析や、報告の文章の作成をAIに手伝ってもらう使い方もできます。AIを活用した業務の自動化の仕組みづくりは、ネクストスケールのAI業務自動化・GAS開発でも支援しています。

AIに取引先の情報を扱わせる場合は、データの扱いの条件を確認しましょう。

導入のときの注意点

販売管理システムを導入する場合は、次の点に注意が必要です。

業務の見直しもあわせて行う

今の業務の流れをそのままシステムに置き換えるだけでは、効果が限られることがあります。導入をきっかけに、無駄な作業や複雑な流れを見直すことも大切です。

取引先ごとに異なる独自のルールを整理し、できるだけ標準の流れにそろえることも検討しましょう。

データの移行の準備

顧客や商品のデータの重複や表記の揺れがあると、移行の際に問題が起こります。移行の前にデータを整理しておきましょう。

移行するデータの範囲（過去何年分を移すか）も、あらかじめ決めておきましょう。

安全性とアクセスの権限

販売管理システムには、取引先の情報や取引の金額などの大切な情報が含まれます。アクセスの権限の設定、データのバックアップ、提供元の安全の対策を確認しましょう。セキュリティを重視したAIの環境づくりについては、AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説でも紹介しています。

関連記事：AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説

担当者への教育

担当者がシステムを使いこなせなければ、効果は出ません。操作の説明や、手順書の整備を行いましょう。

社内で詳しい担当者を決め、ほかの担当者の質問に答えられる体制を作ると、定着しやすくなります。

販売管理システムに関するよくある質問

最後に、販売管理システムについてよく寄せられる質問と、その回答を紹介します。

会計のソフトとの違いは？

会計のソフトは、会社全体のお金の流れを記録し、決算や税務の書類を作るためのものです。販売管理システムは、販売の業務の流れを管理するためのものです。両方を連携させると、売上や入金の情報を会計に自動で反映できます。

販売管理と会計の機能を両方備えた製品もあります。

小さな会社でも必要？

取引の件数が少ないうちは、表計算のソフトでも管理できます。件数が増えて、ミスや手間が目立ってきたら、導入を検討するタイミングです。

クラウド型には、小さな会社でも始めやすい料金のものもあります。

導入にはどれくらいの期間がかかる？

クラウド型であれば、比較的短い期間で使い始められる場合が多くあります。独自の開発や、多くのシステムとの連携が必要な場合は、数か月以上かかることもあります。

繁忙期を避けて導入すると、現場の負担を抑えられます。

社員がAIを業務で使いこなせるよう、生成AI活用研修などで基礎をそろえておくのも効果的です。

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まとめ｜自社の販売の流れに合ったシステムで、業務を効率化しよう

販売管理システムは、見積もり、受注、出荷、売上、請求、入金など、販売の一連の業務を管理するシステムです。導入すると、手作業の削減、ミスや漏れの防止、情報の共有、業務の属人化の解消などの効果が期待できます。

選ぶときは、自社の販売の流れに合うか、必要な機能、ほかのシステムとの連携、使いやすさ、費用を比べ、インボイス制度への対応も確認しましょう。インボイス制度の基本は、国税庁の「インボイス制度の概要」の資料で確認できます。

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