SOLUTION / 経理・受発注
受注入力の自動化で注文書の確認と転記を効率化
注文内容を読み取り、
確かめてから次の工程へ。
FAXやPDFの注文書から、品番・数量・納期・納入先を整理します。OCRを使った読み取りと、商品台帳や受注システムへの入力を分けて設計します。
YOUR CHALLENGES
受注入力・注文書処理でこんなお悩みはありませんか
注文を受けるたびに手入力する
紙やメールの内容を受注画面へ転記し、注文が集中すると処理が遅れる。
品番や単位の読み替えが必要
顧客による書き方の違いを担当者が記憶して補っている。
訂正注文を見落としやすい
追加・取消・納期変更が別連絡で届き、元の注文との関係が分からなくなる。
顧客独自の品番、単位、略称を正式な商品情報と対応させます。AI・OCRが読み取れない項目や変更注文は確認待ちにし、誤った数量や品目が出荷へ進まない流れを重視します。
WORKFLOW
受注入力を自動化するための業務整理
注文書と識別情報を受け取る
受領経路、注文番号、取引先を揃え、原本と処理状態を記録します。
読み取り内容を台帳と照合する
品番・数量・単位を確認し、登録がない商品や不鮮明な項目を担当者へ戻します。
確認後に受注情報へ登録する
入力結果と原本を照合し、出荷や納期調整へ渡す確定情報を管理します。
対象とする業務の範囲
注文情報の受領・確認・登録。一般FAX送信の使い方は根拠から除く。
USE CASES
受注入力・注文書処理の活用例
対象部署や処理の種類を絞り、使う人・渡す情報・確認する内容を具体化します。
受注窓口
FAX注文の入力補助
画像の読み取り品質を確認し、判別しづらい数字は入力前の確認対象にします。
営業事務
顧客品番の読み替え
顧客の表記と自社商品コードの対応表を整え、勝手な類似変換を避けます。
物流連携
注文変更の引き継ぎ
出荷前後で対応が変わる変更を整理し、担当者へ通知する条件を決めます。
※業務を整理するための想定例です。特定の企業の導入実績や効果を示すものではありません。
OUR SUPPORT
受注入力・注文書処理の支援内容
ネクストスケールの業務整理・AI活用・開発・研修を組み合わせ、必要な支援範囲を検討します。
業務と使用情報の整理
現在の受注入力・注文書処理の手順と担当を確認します。注文書・FAXの例／商品コード・単位対応／変更・取消の運用をもとに、自動化する工程と人の判断を残す工程を分け、対象範囲を整理します。
FAX・OCRの読み取り結果を確認する
品番・数量・単位を確認し、登録がない商品や不鮮明な項目を担当者へ戻します。 既存ツールで対応する方法、研修・設定の支援、個別に開発する方法を比較し、操作と確認の負担を踏まえて構成を検討します。
試作・検証と例外処理の確認
特定の取引先の定型注文書を対象として試します。台帳にない項目や読めない文字は保留にし、誤登録より確認を優先します。 通常の処理だけでなく、欠損・修正・再実行などのケースも確認し、課題と対応方針を記録します。
担当者への展開と運用の整備
入力・確認・承認・更新の担当を決め、操作方法と例外時の連絡先を揃えます。入力時間、品番・数量の訂正、保留件数、二重登録を確認する方法を決め、導入前後を比較しながら改善範囲を見直します。
※支援範囲・成果物はご相談後に確認します。特定の製品・設備との接続、専門領域の提供可否、料金・納期を確約するものではありません。
ネクストスケール
現状の整理、実現方法の検討、合意した範囲の設計・検証・定着を支援
貴社
注文内容・納期の確約・出荷前の最終確認
OPERATION DESIGN
受注入力・注文書処理を運用する際の確認事項
自動化できる部分と、担当者が確認・判断する部分を明確にします。
不明な品番・数量を補完しない
台帳にない項目や読めない文字は保留にし、誤登録より確認を優先します。
注文の重複と改訂を管理する
再送、追加、取消を区別する識別情報と履歴を残します。
登録後の数量を照合する
取り込み失敗や部分登録を想定し、受注システム側の結果も確認します。
START WITH YOUR WORK
いまの業務から、
見直せる工程を一緒に整理しませんか。
特定の取引先の定型注文書など、対象を絞ったご相談から検討します。
PROCESS
受注入力・注文書処理の導入・改善の進め方
ツールの導入だけを先に決めず、対象業務と確認体制を整理して段階的に進めます。
- STEP01
現状と対象範囲を確認
注文書・FAXの例／商品コード・単位対応／変更・取消の運用を確認し、現在の作業と困りごとを整理します。共有可能な範囲のサンプルで構いません。
- STEP02
構成・役割・費用を整理
品番・数量・単位を確認し、登録がない商品や不鮮明な項目を担当者へ戻します。 使う環境、必要な工程、担当範囲を確認してから進め方を検討します。
- STEP03
限定した範囲で試験運用
特定の取引先の定型注文書から試し、通常時と例外時の動作を確認します。結果を見て、修正または対象範囲の見直しを行います。
- STEP04
利用開始後の確認と改善
入力時間、品番・数量の訂正、保留件数、二重登録を確認します。担当者の負担や未解決の課題を踏まえ、継続的な見直しの方法を整えます。
初回相談で分かると進めやすいこと
注文書・FAXの例／商品コード・単位対応／変更・取消の運用
資料が揃っていなくても構いません。問い合わせフォームには、個人情報・顧客の機密情報・パスワードを記載しないでください。
COST
受注入力・注文書処理の費用について
一律の料金・削減効果・納期を設定せず、業務や環境の条件を確認します。
費用・工数を検討する際の主な条件
- 書式・明細
- 注文書の種類、件数、手書きの割合
- 商品対応
- 顧客品番・単位・自社コードの整備
- 受注連携
- 登録方式、変更・取消、結果照合
必要な支援範囲と実現方法を確認してから見積もりを検討します。ライセンス・従量課金・機器等が必要な場合は、開発や研修の費用と分けて確認します。
FAQ
受注入力・注文書処理のよくあるご質問
Q手書きの注文書も読めますか？
＋
実物のサンプルで確認が必要です。印字と手書きを区別し、読み取りにくい項目は人の確認に残します。
QFAXを廃止する必要がありますか？
＋
必須ではありません。現在の受領形式を確認し、データ化後の入力や照合から改善する構成も検討します。
Q在庫や納期の回答まで自動化しますか？
＋
在庫情報の更新時点や回答ルールが必要です。受注入力と納期の確約を分け、後者は担当者の確認を含めて検討します。
Q導入後の運用や担当者向けの説明も相談できますか？
＋
利用手順、確認項目、更新担当、例外時の対応を含めて検討します。支援内容と継続対応の範囲は、導入前にご相談のうえで決めます。
CONTACT
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設立：2022年3月