AIに仕事を任せる4つの決まり 会議の宿題をToDoにする手順も紹介

株式会社ネクストスケールは、社内でAIに仕事を任せるためのルールとして、4つの決まりを定めています。「会社の決まりをAIが最初に読む」「情報の置き場所を決める」「戻せない操作の前で止める」「作った物は別のAIが確かめる」の4つです。AIが下書きや準備を受け持ち、メールの送信、請求書の送付、公開、削除のように元に戻せないことがある操作は、人が確かめてから行います。

この記事では4つの決まりの中身と使っているツール、業務ごとのAIと人の役割分担、会議の文字起こしから代表の宿題をToDoにする手順を紹介します。使うツールが違っても、決まりの考え方はChatGPTなどほかのAIにも当てはめられます。自社でAIに任せる仕事の範囲を決めるときの参考にしてください。

2026年11月時点の当社の決まりと手順をもとにしています。使うツールや手順は、業務に合わせて見直すことがあります。

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AIに仕事を任せる4つの決まり

4つの決まりはAIに任せる作業と、人が確かめて決める所を分けるためのものです。AIは作業の前に会社の決まりと過去の記録を読み、作業を進め、送信や公開の手前で止まります。作った物は別のAIが点検し、最後に人が確かめます。

当社がAIの仕事に使っている主なツールは次の4つです。

決まり1：会社の決まりを、AIが最初に読む

社名の正式な表記、送信の前に人が確かめること、請求書は未送信の状態で作ることなど、会社の決まりを文書にまとめています。AIは作業を始めるたびに、この文書を最初に読みます。毎回の指示に、社名の表記や送信前の確認を書き添えずに済みます。

当社では仕事のファイルを業務ごとのフォルダに分けて置き、AIもそのフォルダの中で作業します。決まりは全社共通の決まりと業務ごとの決まりに分けています。全社共通の文書には確認が要る操作や情報の置き場所を書きます。営業・経理・記事の制作といった業務ごとのフォルダには、その業務だけの決まりを置きます。AIは全社共通の決まりと、作業する業務の決まりの両方を読みます。

禁止することを書くときは、なぜそうするかも一緒に書きます。理由が書いてあれば、文書にない場面でもAIが同じ考え方で判断しやすくなります。

Claude CodeはCLAUDE.md、CodexはAGENTS.mdという名前の文書を、作業の始めに読みます。当社は決まりの本文をAGENTS.mdに書き、CLAUDE.mdからそれを読み込むようにして、2つのAIが同じ決まりで動くようにしています。書き方はCLAUDE.mdの書き方と置き場所の解説で紹介しています。ChatGPTでは、カスタム指示やプロジェクトの指示の欄に書いた内容が会話の前に読まれるので、会社の決まりはそこに書けます。

決まりの文書は短く保ち、繰り返す作業の詳しい手順は別の文書に分けています。AIが作業のたびに読む量を増やさないためです。また、人がAIの作業を直したときは、何をなぜ直したかをAIがその場で書き残し、次の作業からはそれも読みます。人が同じ指摘を繰り返す手間が減ります。

決まり2：情報の置き場所を決める

目標と進み具合はAddness、長く使う知識はNotion、元の資料はクラウドの共有フォルダ、と置き場所を決めています。AIも人も同じ場所を見て仕事を進めます。AIは前の会話の中身を覚えていないことがありますが、置き場所が決まっていれば、記録を読んで続きから始められます。

Addnessの目標のページには資料を置いたフォルダの場所も書いておきます。AIは目標のページから必要な資料までたどれます。人が一度話した背景も、AIがその場で目標のページに書き足します。人が同じ説明を繰り返す手間が減ります。

置き場所と合わせて、AIに読ませる範囲も決めています。元の資料は複製せず、元の場所から必要な分だけ使います。パスワードやサービスに入るための鍵、お客様の個人情報は、AIが読み書きする文書やプログラムに直接書きません。

決まり3：戻せない操作の前で止める

メールやチャットの送信、記事やサイトの公開、データの削除、費用が発生する操作は、社外に出る、消える、お金が動くといった理由で、あとから元に戻せないことがあります。こうした操作は、人が内容を確かめて承認してから進めます。AIは下書きや準備までを行います。メールのように人が自分で送るものと、人の承認を受けてからAIが実行するものがあります。

止めるのは、元に戻せないことがある操作だけです。下書きの作成や作業用のファイルの修正のように、後から戻せる作業は止めずに進めます。何にでも確認を挟むと、確認する人の手間が増えて仕事が進まないためです。

当社の決まりの文書では、たとえば次のように書いています。

「デプロイ」は、作ったサイトやプログラムを本番の環境に出すことです。

文書に書いた決まりはAIへの指示なので、AIが読み落とすこともあります。そのため、止めたい操作は設定でも止めています。Claude Codeの設定で、AIが使う道具のうち送信・公開・削除・費用が発生する操作をするものは、実行の前に人の許可を求めるようにしています。購入や決済の操作は、AIからは実行できない設定にしています。設定で止められるのは登録した道具の操作なので、文書の決まりと人の確認も合わせて使います。設定に使う機能はClaude Code hooksの解説で紹介しています。

決まり4：作った物は別のAIが確かめる

資料・記事・プログラムは、作ったAIとは別のAIが点検します。当社では作業を主にClaude Code、点検をCodexが受け持ち、Codexで作った物は反対にClaude Codeが点検します。作った側が見落とした抜けや誤りを、別のAIに拾わせるためです。たとえば記事の制作では、Claude Codeが原稿を作り、Codexが点検します。作る役と点検する役を分けることが目的なので、どのAIを作業に使うかは業務によって変えられます。使い分けを決めるときは、どちらのAIを使うかより先に、点検で何を基準に確かめるかを決めます。2つのAIの違いはCodexとClaude Codeの比較で紹介しています。

点検するAIには、完成した物、確かめる基準、根拠になる元の資料を渡し、作ったAIの評価や途中の考えは渡しません。先に評価を知ると、点検がその評価に引きずられやすくなります。返ってきた指摘もそのまま直さず、元の資料や実物に当てて正しいかを確かめてから直します。最後に、人が事実と表現を確かめます。

業務ごとのAIと人の役割分担

4つの決まりが業務ごとにどう当てはまるかを、次の表にまとめました。AIがすることと人が確かめることを、業務ごとに分けています。

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会議の例：会議の記録を整理し、代表の宿題をToDoにする手順

会議の後に、決まったことや宿題を整理する作業は、どの会社にもあります。会議の途中で言われた一言の宿題は、言われた本人も忘れがちです。当社は2026年10月から、会議の記録をAIで整理する仕組みを使い始めました。こうした宿題を拾い漏らさないよう、今は次の手順を定めています。

手順では、使う情報とその置き場所を次のように定めています。

• 会議の文字起こし：議事録のサービスや会議メモのツール
• 社内の担当者：Addnessのメンバーの一覧
• お客様：顧客管理のツール（当社はHubSpot）の連絡先と、会議の参加者

AIが読むのは、誰の宿題かを照らし合わせるのに要る分だけです。ToDoと会議の記録は、Addnessの会議のページに残します。

1 入力：会議の後に、代表がAIに整理を頼む

入力は、会議の録音から議事録のサービスや会議メモのツールが作った文字起こしです。会議の後に、代表がAIに整理を頼んで始めます。AIを文字起こしのサービスやAddnessとつないでいない場合でも、文字起こしをAIに渡して3つに分けさせ、その結果を人が見てToDoに登録する形から始められます。

2 AIがすること：最後まで読み、3つに分ける

AIは要約で済ませず、文字起こしを最後まで読みます。そのうえで、次の3つに分けます。会議の途中で出た「今週中に考えて提案して」のような一言も、宿題として拾います。

• 決まったこと（決定と理由）
• 宿題（誰が・何を・いつまで）。元になった発言の時刻を添える
• 日時まで決まった、次の打ち合わせ

AIがToDoを作るのは、代表の宿題だけです。ほかの人の宿題や決まったことは、会議の記録に分けて残します。

文字起こしは名前や言葉を聞き違えることがあります。「架電（電話をかけること）」が「家電」と書き起こされる、といった例です。そのため、誰の宿題かは社内の担当者の一覧や、お客様の連絡先・会議の参加者と照らして決めます。照らしても誰の宿題か決まらないものは、ToDoにせず、理由と発言の時刻を添えて報告します。期限が言われていない宿題は「期限の指定なし」とし、推測で期限を付けません。

3 人が確かめること：担当と期限、次の打ち合わせの招待

AIは作ったToDo、先方の宿題、決まったこと、ToDoにしなかったものとその理由を報告します。代表はこの報告を見て、担当と期限を確かめ、足りない所を直します。次の打ち合わせの招待は、代表が確かめてから送ります。次の会議の前には、前回の宿題がどこまで進んだかを、ToDoの完了状況で確かめられます。

自社で試すときは、たとえば次のように頼むところから始められます。文字起こしにはお客様の情報が含まれることがあるので、使うAIの設定や社内の決まり、お客様との取り決めに照らして、AIに渡してよいかを先に確かめてください。

結果が返ってきたら、元の文字起こしと照らして、担当や期限を推測していないか、誰の宿題か分からないものが別に並んでいるかを人が確かめます。

この手順は、Addnessが公開している使いこなしの事例をもとに、当社の業務に合わせて整えたものです。

自社でAIに仕事を任せるときの始め方

4つの決まりを一度にそろえる必要はありません。最初に決めるのは、人が確かめてから行う操作です。次の順で進めると、AIに任せる範囲を広げても、元に戻せない失敗を防ぎやすくなります。

1. AIに任せたい業務を1つ選び、その業務の中で、送信・公開・削除・支払いなど元に戻せないことがある操作を書き出す（決まり3）
2. 社名の表記、人が確かめる操作、AIに入力してはいけない情報（パスワードや、お客様から預かった秘密の情報など）を1つの文書にまとめ、AIが最初に読むようにする（決まり1）
3. 目標と進み具合、長く使う知識、元の資料の置き場所を決め、その場所も文書に書く（決まり2）
4. AIが作った物を、誰が（別のAIか人か）、何を基準に確かめるかを決める（決まり4）

ChatGPTなど1種類のAIで始める場合は、4つの決まりを次のように読み替えます。

• 決まり1：カスタム指示やプロジェクトの指示の欄に、会社の決まりを書く
• 決まり2：目標や資料の置き場所を決め、会話のたびに必要な部分をAIに渡す
• 決まり3：指示の欄に書いた決まりは操作そのものを止める仕組みではないので、送信や支払いの権限をAIに渡さず、人が行う
• 決まり4：別の会話を開き、点検する物と確かめる基準、根拠の資料を渡して確かめさせる。同じAIなので見落としが重なることがあり、最後は人が確かめる

会社の決まりをまとめる文書は、最初は短くてかまいません。たとえば次のような書き出しから始め、業務を進めながら足していきます。

自社で進めるか、社外に相談するかは、次の表を目安にしてください。

AIツールには、月額の料金や、使った分だけかかる料金があるので、試す前に各ツールの料金のページで確かめてください。どの操作の前で人が確かめるかの線引きから一緒に決めたい場合は、無料相談でお話を伺います。

社員がAIを使うときの利用ルールを作る場合は、生成AIの社内ルールの作り方や生成AIの社内ガイドラインの作り方も参考にしてください。AIの回答に含まれる誤りへの対策は、AIのハルシネーションの解説で紹介しています。

よくある質問

まとめ：人が確かめる操作を先に決めて、AIに任せる

「AIコンサル・AX伴走支援」では、社内のAI利用ルール、権限、チェック体制を、企業ごとの業務に合わせて整えます。当社がこの4つの決まりを自社で運用してきた経験をもとに、どの作業をAIに任せ、どの操作の前で人が確かめるかをご提案します。どの業務から始めるか決まっていない段階でも、無料相談でお話を伺います。ご相談の際は、AIに任せたい業務と、その業務で社外に出る操作やお金が動く操作を、分かる範囲で挙げていただくと話が早く進みます。