勤怠管理にAIを活用する方法 できること・導入のメリットと注意点を解説【2026年】

「勤怠の確認や集計に毎月多くの時間がかかっている」「残業の上限を超えそうな社員に、気づくのが遅れてしまう」。人事や総務の担当者から、勤怠管理についてこうした相談をよくいただきます。こうした課題の解決の手段として注目されているのが、AIの活用です。

勤怠管理にAIを活用すると、打刻の漏れや異常の発見、残業の時間の予測と注意、シフトの案の作成、社内の問い合わせへの回答などを効率化できます。一方で、勤怠管理は労働基準法などの法令に関わる重要な業務のため、AIの判断をそのまま使うのではなく、人が確認する仕組みが欠かせません。

本記事では、勤怠管理でAIができること、導入のメリット、導入の方法、法令の基準との関係、導入の手順、注意点までを整理します。

確認したいポイント	結論	詳細
勤怠管理でAIは何ができる？	異常の発見や予測、問い合わせの対応	打刻の漏れや異常の発見、残業の時間の予測と注意、シフトの案の作成、社内の問い合わせへの回答などに活用できます。
導入のメリットは？	確認の手間の削減と法令の遵守	担当者の確認や集計の手間を減らし、残業の上限などの法令の基準を超えそうな状況に早く気づけるようになります。
どうやって導入する？	AIの機能を持つシステムなどを使う	AIの機能を持つ勤怠管理のシステムを導入する方法や、生成AIで勤怠のデータを分析する方法などがあります。
注意点は？	最終的な判断は人が行う	AIの判断には誤りがあり得るため、勤怠の確定や労務の判断は人が行います。個人の情報の扱いにも注意が必要です。

この記事でわかること

• 勤怠管理でAIを活用してできること
• AIを活用した勤怠管理のメリット
• AIの機能を持つシステムの導入や、生成AIでの分析などの方法
• 残業の上限などの法令の基準と、AIの活用の関係
• 導入の手順と、個人の情報の扱いなどの注意点

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勤怠管理の課題

最初に、多くの企業が抱える勤怠管理の課題を確認しておきましょう。

確認と集計に時間がかかる

勤怠管理では、打刻の漏れの確認、修正の依頼、残業の時間の集計、休暇の取得の状況の確認など、毎月多くの作業が発生します。社員の数が多いほど、担当者の負担は大きくなります。

特に、月末や給与の計算の前に作業が集中し、担当者の残業が増えてしまうこともあります。

法令の基準への対応

時間外労働の上限規制などの法令の基準を守るためには、社員の勤務の状況を日々把握し、上限を超えないよう管理する必要があります。月の終わりに集計してから気づいたのでは、対応が間に合わないこともあります。

また、年次有給休暇の取得についても、会社には一定の日数を確実に取得させることが求められており、取得の状況の管理も重要な業務です。

働き方の多様化

テレワーク、フレックスタイム、シフトの勤務など、働き方が多様化すると、勤怠のルールも複雑になります。複雑なルールを正しく適用し、例外にも対応することは、担当者にとって大きな負担です。

こうした課題に対して、AIで確認や集計、注意の作業を効率化する取り組みが広がっています。

勤怠管理でAIができること

勤怠管理でのAIの活用の例を表で整理します。実際に使える機能は、システムや製品によって異なります。

AIの活用の例	内容
打刻の漏れや異常の発見	打刻の漏れ、普段と違う勤務の時間、パソコンの記録との差などを見つけて知らせる
残業の時間の予測と注意	月の途中の勤務の状況から、残業の上限を超えそうな社員を予測して知らせる
シフトの案の作成	社員の希望や必要な人数をもとに、シフトの案を作る
社内の問い合わせへの回答	勤怠や休暇のルールについての質問に、チャットで回答する
勤怠のデータの分析	部署ごとの残業の傾向や、休暇の取得の状況を分析して報告をまとめる

打刻の漏れや異常の発見

AIを活用すると、打刻の漏れや、普段と大きく違う勤務の時間を自動で見つけて、担当者や本人に知らせることができます。パソコンの利用記録と打刻の時間の差を確認する機能を持つシステムもあります。

担当者がすべての記録を目で確認する手間を減らし、確認が必要な記録に集中できるようになります。

本人に打刻の漏れをすぐに知らせることで、月末にまとめて修正する手間も減らせます。

残業の時間の予測と注意

月の途中の勤務の状況から、月末の残業の時間を予測し、上限を超えそうな社員や上司に早めに知らせることができます。早めに気づくことで、業務の配分を見直すなどの対応を取りやすくなります。

AIを使わない場合でも、一定の時間を超えたら通知するといった仕組みは作れますが、AIを活用すると、過去の傾向も踏まえた予測ができる場合があります。

通知を受けた上司が、部下の業務の量を調整するきっかけにもなります。

シフトの案の作成

社員の希望、必要な人数、スキル、法令の基準などの条件をもとに、シフトの案を自動で作る機能もあります。シフトの作成にかかる時間を大きく減らせる可能性があります。

AIが作った案は、担当者が確認し、社員の事情に合わせて調整してから確定しましょう。

社内の問い合わせへの回答

「有給休暇の残りは何日？」「申請の方法は？」といった社員からの問い合わせに、AIのチャットで回答する仕組みを作れます。担当者が同じ質問に何度も答える手間を減らせます。

回答のもとになる就業規則や社内のルールの資料を整理しておくと、AIの回答の精度が高まります。

勤怠のデータの分析

部署ごとの残業の傾向、休暇の取得の状況、勤務の時間の変化などを分析し、報告の資料をまとめることにもAIを活用できます。

経営の会議の資料などを、短い時間で作れるようになります。

AIを活用した勤怠管理のメリット

勤怠管理にAIを活用する主なメリットを紹介します。

担当者の作業の時間を減らせる

確認、集計、問い合わせへの対応などの作業をAIで効率化することで、担当者は制度の改善や社員への支援など、より価値の高い業務に時間を使えるようになります。

手作業による入力や集計の誤りを減らせることも、大きなメリットです。

法令の基準を守りやすくなる

残業の上限を超えそうな状況に早く気づけるため、法令の基準を守るための対応を取りやすくなります。

社員の健康を守る

長時間の勤務が続いている社員に早く気づけるため、社員の健康の確保にもつながります。

長時間の勤務が続く社員には、上司や産業医との面談などの対応を早めに取ることができます。

働き方の改善につなげる

勤怠のデータを分析することで、どの部署や時期に業務が集中しているかがわかり、業務の配分や体制の見直しにつなげられます。

データにもとづいて話し合えるため、経営や現場との対話もしやすくなります。

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法令の基準とAIの活用

勤怠管理は、労働基準法などの法令と深く関わる業務です。AIを活用する前に、主な基準を確認しておきましょう。

時間外労働の上限規制

厚生労働省の資料によると、時間外労働の上限は、原則として月45時間、年360時間です。臨時的な特別の事情がある場合（特別条項）でも、次の基準を守る必要があります。

主な法令の基準	内容（厚生労働省の資料などによる）
時間外労働の上限（原則）	月45時間、年360時間
特別条項がある場合の上限	年720時間以内、時間外労働と休日労働の合計で月100時間未満、2〜6か月の平均80時間以内
月45時間を超えられる回数	年6か月まで

また、厚生労働省の資料によると、法令の違反かどうかは、会社が決めた所定の時間ではなく、法定の労働時間を超えた時間で判断されます。業種や業務によっては、異なる基準や特例が設けられている場合もあります。

労働時間の状況の把握

会社には、社員の労働時間の状況を、客観的な方法で把握することが求められています。タイムカードやパソコンの利用の記録など、客観的な記録をもとに勤務の時間を管理することが基本です。

AIで打刻の時間とパソコンの利用の記録の差を確認する機能は、こうした客観的な把握を補う取り組みとしても役立ちます。

AIは法令の基準を守るための支援

AIは、法令の基準を守るための確認や注意を支援する道具です。基準を超えていないかを判断し、対応を決めるのは会社と担当者です。法令の解釈に迷う場合は、社会保険労務士などの専門家に相談しましょう。

AIを勤怠管理に取り入れる方法

勤怠管理にAIを取り入れる方法は、主に3つあります。

方法1｜AIの機能を持つ勤怠管理のシステムを導入する

AIの機能を持つ勤怠管理のシステムを導入する方法です。異常の発見、残業の予測、シフトの作成などの機能が、システムに組み込まれています。

システムを選ぶ際は、自社の勤務の形態やルールに対応しているか、給与の計算のシステムなどと連携できるか、使いやすいかなどを確認しましょう。業務の効率化に役立つツールの選び方の考え方は、業務効率化ツールとは？目的別の選び方と導入のコツでも紹介しています。

関連記事：業務効率化ツールとは？目的別の選び方・おすすめカテゴリ・導入のコツを徹底解説

方法2｜生成AIで勤怠のデータを分析する

勤怠のデータを書き出し、ChatGPTなどの生成AIで分析する方法です。部署ごとの残業の傾向の集計、気になる勤務の傾向の発見、報告の資料の作成などに活用できます。

新しいシステムを導入しなくても、今ある勤怠のデータを活用して始められるのが利点です。

この勤怠のデータ（社員の番号、部署、日付、出勤・退勤の時刻）をもとに、

部署ごとの月の平均の残業の時間を集計し、

月45時間を超えている社員の数を部署ごとに表にまとめてください。

個人の情報を含むデータを扱う場合は、名前を番号に置き換えるなどの工夫をし、会社として管理された環境の生成AIを使いましょう。

方法3｜既存のシステムとAIをつなぐ

すでに使っている勤怠管理のシステムのデータを、AIや自動化の仕組みとつなぐ方法もあります。たとえば、毎朝、前日の打刻の漏れを抽出して、本人と上司にチャットで通知するといった仕組みを作れます。

今のシステムを変えずに、足りない機能だけを補えるのが、この方法の利点です。

こうした仕組みづくりは、ネクストスケールのAI業務自動化・GAS開発でも支援しています。

AIの機能を持つ勤怠管理のシステムの選び方

AIの機能を持つ勤怠管理のシステムを選ぶときのポイントを紹介します。

自社の勤務の形態に対応しているか

固定の勤務の時間、シフト、フレックスタイム、テレワーク、変形労働時間制など、自社の勤務の形態に対応しているかを確認しましょう。複数の勤務の形態がある場合は、それぞれに対応できるかが重要です。

AIの機能が自社の課題に合っているか

打刻の漏れの確認に時間がかかっているのか、シフトの作成が負担なのか、残業の管理が課題なのかによって、必要なAIの機能は異なります。機能の多さよりも、自社の課題に合っているかで選びましょう。

ほかのシステムと連携できるか

給与の計算、人事の管理、会計などのシステムと連携できると、データの転記の手間を減らせます。今使っているシステムとの連携の可否を確認しましょう。

使いやすさとサポート

社員が毎日使う打刻の画面がわかりやすいか、担当者が設定や確認をしやすいかも大切です。無料の試用期間がある場合は、実際に試してみましょう。導入の後のサポートの体制も確認しておくと安心です。

データの扱いと安全性

データの保存の場所、アクセスの管理、AIの学習へのデータの利用の有無など、セキュリティとデータの扱いを確認しましょう。

業種別の活用例

ここでは、業種別の勤怠管理でのAIの活用例を紹介します。

小売業・飲食業

店舗のシフトの作成に多くの時間がかかる業種では、社員やアルバイトの希望、必要な人数、曜日や時間帯ごとの来店の傾向などをもとに、AIでシフトの案を作る使い方が考えられます。

シフト作成の時間が減れば、店長などの担当者が接客や店舗の運営に時間を使えるようになります。

製造業・物流業

交代制の勤務や、繁忙期の残業が多い業種では、残業の時間の予測と注意の機能が役立ちます。上限を超えそうな社員に早く気づき、人員の配置を見直せます。

繁忙期の前に、過去のデータから人手が足りなくなる時期を予測しておくといった使い方も考えられます。

オフィスワーク・IT業

テレワークやフレックスタイムを取り入れている企業では、パソコンの利用の記録と打刻の時間の差を確認し、勤務の時間の実態を把握する使い方が考えられます。

自宅での勤務では、勤務の始まりと終わりがあいまいになりやすいため、長時間の勤務を防ぐ取り組みとしても役立ちます。

導入の手順

勤怠管理にAIを導入する基本の手順を紹介します。

ステップ1｜現状の課題を整理する

まず、勤怠管理のどの作業に時間がかかっているか、どのような問題が起きているかを整理します。打刻の漏れの確認、残業の管理、シフトの作成、問い合わせへの対応など、課題を具体的にしましょう。

各作業に月に何時間かかっているかを記録しておくと、導入の後の効果を比べやすくなります。

ステップ2｜目的と範囲を決める

AIで何を解決したいのかを決め、最初に取り組む範囲を絞ります。すべてを一度に変えるのではなく、効果の大きい作業から始めましょう。

たとえば、打刻の漏れの確認の自動化などは、効果が見えやすく、最初の取り組みに向いています。

ステップ3｜方法を選んで試す

目的に合った方法（システムの導入、生成AIでの分析、既存のシステムとの連携など）を選び、一部の部署で試験的に使ってみましょう。

試験の期間に、現場の社員や上司の意見を集めて、設定や運用を調整しましょう。

ステップ4｜効果を確認して広げる

作業の時間がどれくらい減ったか、問題はないかを確認し、効果が確かめられたら、対象を広げていきます。

導入の後も、定期的に運用を見直し、必要に応じて設定や使い方を改善しましょう。

導入するときの注意点

勤怠管理にAIを導入する場合は、次の点に注意が必要です。

最終的な判断は人が行う

AIの判断には、誤りが含まれることがあります。勤怠の確定、給与の計算、労務の判断などの重要な判断は、AIの結果を参考にしながら、人が確認して行うことが大切です。

AIの判断の根拠を確認できる仕組みのシステムを選ぶと、担当者が確認しやすくなります。

個人の情報を適切に扱う

勤怠のデータは、社員の個人の情報です。AIのシステムやサービスに渡す場合は、データの保存の場所、アクセスできる人の範囲、AIの学習への利用の有無などを確認しましょう。

顔の認証などの生体の情報を使う打刻の仕組みは、特に慎重な取り扱いが求められます。社員への説明と同意も大切です。

セキュリティを重視した生成AIの環境づくりについては、AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説でも紹介しています。

関連記事：AOAIとは？Azure OpenAI ServiceとChatGPTの違い・導入の進め方を解説

社員への説明

AIで勤怠を確認したり、勤務の傾向を分析したりする場合は、その目的と内容を社員に説明しましょう。監視のためではなく、働きやすい環境をつくるためであることを伝えることが大切です。

社員の理解が得られないまま導入すると、不信感や反発につながるおそれがあります。導入の前に、説明の機会を設けましょう。

就業の規則やルールとの整合

AIの機能やシステムの設定が、自社の就業規則や勤怠のルールと合っているかを確認しましょう。ルールと設定が合っていないと、誤った集計や注意につながります。

就業の規則を変更した場合は、システムの設定もあわせて見直すことを忘れないようにしましょう。

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失敗しやすいポイント

勤怠管理へのAIの導入で、失敗しやすいポイントを紹介します。

目的があいまいなまま導入する

「AIを使えば便利になりそう」という理由だけで導入すると、必要のない機能に費用をかけたり、現場で使われなかったりすることがあります。解決したい課題を明確にしてから導入しましょう。

現場の運用を考えていない

AIの注意が届いても、誰がどう対応するのかが決まっていないと、効果が出ません。注意を受けた上司や担当者の対応の流れを、あらかじめ決めておきましょう。

通知が多すぎると、大切な通知が見落とされることもあります。通知の条件は、運用しながら調整しましょう。

データの質が低い

打刻の漏れが多い、修正のルールがばらばらといった状態では、AIの分析や予測の精度も下がります。正しく打刻する習慣と、修正のルールを整えることが、AIの活用の前提になります。

打刻の方法をスマートフォンやパソコンからの打刻など、社員が使いやすい方法にすることも、打刻の漏れを減らすことにつながります。

一度に多くを変えようとする

勤怠管理のシステムの変更、ルールの変更、AIの導入を一度に進めると、現場が混乱しやすくなります。段階的に進めることが大切です。

まずは新しいシステムの運用を安定させ、そのうえでAIの機能を活用していく順番がおすすめです。

勤怠管理とあわせて効率化できる業務

勤怠管理とあわせて、関連する業務もAIで効率化できます。

日報や作業の記録

日報や作業の記録の作成をAIで効率化すると、勤務の時間と業務の内容をあわせて把握しやすくなります。日報の作成を自動化する方法は、日報の自動化とは？5つの方法とメリット・デメリット、失敗しないツールの選び方を解説で詳しく紹介しています。

関連記事：日報の自動化とは？5つの方法とメリット・デメリット、失敗しないツールの選び方を解説

申請と承認の流れ

休暇の申請、残業の申請、勤怠の修正の申請などの承認の流れも、システムで効率化できます。申請と承認の流れを整える考え方は、ワークフローで業務効率化を実現するには？導入メリット・ツール選び・成功事例を解説も参考にしてください。

承認待ちの状況をAIで確認して催促するといった使い方も考えられます。

関連記事：ワークフローで業務効率化を実現するには？導入メリット・ツール選び・成功事例を解説

給与の計算

勤怠のデータと給与の計算のシステムを連携させると、転記の手間や入力の誤りを減らせます。

連携の際は、勤怠のルールと給与の計算のルールが合っているかを確認し、最初の数か月は計算の結果を手作業でも確かめると安心です。

勤怠管理のAIに関するよくある質問

最後に、勤怠管理のAIについてよく寄せられる質問と、その回答を紹介します。

小さな会社でもAIを活用できる？

活用できます。AIの機能を持つクラウドの勤怠管理のシステムには、少ない人数から使えるものもあります。また、生成AIで勤怠のデータを分析する方法であれば、手軽に始められます。

社員の数が少ない会社ほど、担当者が人事・労務の業務をほかの業務と兼ねていることが多く、効率化の効果を実感しやすい場合があります。

AIだけに勤怠管理を任せられる？

AIは、確認や集計、注意の作業を効率化するものです。勤怠の確定や労務の判断は、人が責任を持って行う必要があります。

AIと人の役割を分けて、AIは気づきと効率化、人は判断と対応を担う形にするのが基本です。

導入の費用に補助金は使える？

勤怠管理のシステムなどのITツールの導入には、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）などが使える場合があります。対象のツールや条件は、公募の回ごとに変わるため、最新の公募要領を確認しましょう。

社員がAIを業務で安全に使いこなせるよう、生成AI活用研修などで基礎をそろえておくのも効果的です。

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まとめ｜AIで勤怠管理を効率化し、人が確認する仕組みを整えよう

勤怠管理にAIを活用すると、打刻の漏れや異常の発見、残業の時間の予測と注意、シフトの案の作成、社内の問い合わせへの回答、勤怠のデータの分析などを効率化できます。担当者の作業の時間を減らし、残業の上限などの法令の基準を守りやすくなります。

一方で、最終的な判断は人が行い、個人の情報を適切に扱い、社員に目的を説明することが大切です。時間外労働の上限については、厚生労働省の資料「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」で確認できます。

ネクストスケールでは、AI活用の戦略設計から、業務の自動化の仕組みづくり、AIを活用したシステム開発、利用ルールの整備、社員研修までを一気通貫で支援しています。支援の詳細はAIコンサル・AX伴走支援のページで紹介していますので、AIの活用をどこから進めるか迷っている場合も、お気軽にご相談ください。

AIを活用した業務の効率化を一緒に進めませんか 人事・労務などの業務の課題の整理から、AIの活用方法の検討、システムの連携、業務の自動化、社員への定着までをご支援します。しつこい営業はいたしませんので、まずは無料相談をご利用ください。 相談予約はこちら