Googleフォームで自動返信メールを送る方法 標準機能・アドオン・GASの設定手順を解説

「Googleフォームでお問い合わせを受け付けたら、相手に自動で受付のメールを送りたい」「回答の控えを回答者に送る設定がわからない」。Googleフォームを業務で使っている企業から、こうした相談をよくいただきます。

Googleフォームでは、標準の機能で、回答者に回答の内容のコピーを自動で送ることができます。一方で、件名や本文を自由に作った受付のメールを送りたい場合は、アドオンや、Google Apps Script（GAS）を使う必要があります。

本記事では、Googleの公式のヘルプの情報をもとに、Googleフォームで自動返信のメールを送る3つの方法、それぞれの設定の手順、自動返信が届かないときの対処法、業務で使うときの注意点までを整理します。

確認したいポイント	結論	詳細
自動返信はできる？	標準機能で回答のコピーを送れる	メールアドレスの収集をオンにし、「回答のコピーを回答者に送信」を設定すると、回答者に回答の内容が届きます。
文面を自由に変えたい	アドオンかGASを使う	件名や本文を自由に作りたい場合は、アドオンや、Google Apps Script（GAS）を使った仕組みが必要です。
どの方法を選べばよい？	手軽さなら標準、自由度ならGAS	回答の確認だけなら標準機能、文面を整えたいならアドオン、細かな条件で送り分けたいならGASが向いています。
注意点は？	迷惑メールと送信の上限	自動返信のメールは、迷惑メールの扱いになる場合があります。GASで送る場合は、1日の送信の上限にも注意します。

この記事でわかること

• Googleフォームで自動返信のメールを送る3つの方法の違い
• 標準機能で回答のコピーを送る設定の手順
• アドオンで件名や本文を整えた自動返信を送る方法
• GASで自由な自動返信を作る手順と、プログラムの例
• 自動返信が届かないときの対処法と、業務で使うときの注意点

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Googleフォームで自動返信を送る3つの方法

Googleフォームで自動返信のメールを送る方法は、主に3つあります。違いを表で確認しておきましょう。

方法	難しさ	送れる内容	向いている用途
標準機能（回答のコピー）	簡単	回答の内容のコピー（文面は自由に変えられない）	回答の控えを送りたい
アドオン	やや簡単	件名や本文を編集した通知のメール	文面を整えたいが、プログラムは書きたくない
GAS（Google Apps Script）	やや難しい	条件に応じて自由に作ったメール	細かな条件で送り分けたい、ほかの仕組みと連携したい

回答の控えを送るだけなら標準機能、受付のメールの文面を整えたいならアドオン、回答の内容に応じて送り分けたり、ほかの仕組みと連携したりしたいならGASが向いています。

迷った場合は、まず標準機能で試し、足りない部分が出てきたらアドオンやGASを検討するのがおすすめです。最初から複雑な仕組みを作るよりも、運用しながら必要な機能を見極めるほうが、無駄がありません。

方法1｜標準機能で回答のコピーを送る

最も手軽なのが、Googleフォームの標準の機能で、回答者に回答のコピーを送る方法です。

メールアドレスの収集をオンにする

Googleの公式のヘルプによると、回答のコピーを送るには、まずメールアドレスを収集する設定をオンにする必要があります。フォームの上部の「設定」を開き、「メールアドレスを収集する」で、次のいずれかを選びます。

・確認済み

・回答者からの入力

「確認済み」を選ぶと、回答者のGoogleアカウントのメールアドレスが収集されます。公式のヘルプでは、回答者は、Googleアカウントのメールアドレスが回答とともに収集されることを確認する必要があると案内されています。「回答者からの入力」を選ぶと、回答者が自分でメールアドレスを入力します。

回答のコピーを送る設定をする

公式のヘルプによると、メールアドレスを収集する設定をオンにしたうえで、「回答のコピーを回答者に送信」の横で、「リクエストされた場合」または「常に表示」を選びます。

「常に表示」を選ぶと、すべての回答者に回答のコピーが送られます。「リクエストされた場合」を選ぶと、回答者が希望した場合にだけ送られます。

お問い合わせや申し込みのフォームでは、受付の確認として「常に表示」を選ぶことが多くあります。アンケートなど、控えが必要ない場合は「リクエストされた場合」を選ぶとよいでしょう。

「確認済み」と「回答者からの入力」の選び方

「確認済み」は、回答者にGoogleアカウントでのログインを求めるため、メールアドレスの入力の誤りがないのが利点です。一方、Googleアカウントを持っていない人は回答しにくくなります。

社内のメンバーだけが回答する社内向けのフォームでは、「確認済み」を選ぶと、誰が回答したかを正確に把握できます。

「回答者からの入力」は、Googleアカウントがなくても回答できますが、入力の誤りがあると、回答のコピーが届かない点に注意が必要です。社外の人に回答してもらうお問い合わせのフォームなどでは、「回答者からの入力」がよく使われます。

入力の誤りを減らすには、フォームの説明に「受付のメールが届くよう、正しいメールアドレスをご入力ください」と記載しておくと効果的です。

標準機能でできないこと

標準の機能で送られるのは、回答の内容のコピーです。件名や本文を自由に作った受付のメールや、回答の内容に応じたメールの送り分けは、標準の機能ではできません。こうした場合は、アドオンやGASを使います。

ただし、標準の機能は設定が簡単で、追加の費用もかからないため、回答の控えを送る目的であれば、十分に役立ちます。

方法2｜アドオンで自動返信を送る

プログラムを書かずに、件名や本文を整えた自動返信のメールを送りたい場合は、アドオンを使う方法があります。

アドオンとは

アドオンは、Googleフォームに機能を追加するための拡張機能です。Google Workspace Marketplaceで、フォームの回答の通知や自動返信のためのアドオンが公開されています。

アドオンには、無料で使えるもの、無料の試用の期間があるもの、有料のものがあります。送信の件数の上限が設けられている場合もあるため、事前に確認しましょう。

たとえば、Google Workspace Marketplaceに掲載されている「メール通知」のアドオンでは、回答者やチームのメンバーへの自動のメールの送信、回答の項目を件名や本文に差し込む機能、回答に応じた送り先の振り分けなどが紹介されています。

アドオンの導入の流れ

Googleフォームの画面のメニューからアドオンを開き、Google Workspace Marketplaceで目的のアドオンを探して追加します。追加した後、アドオンの設定の画面で、送り先、件名、本文などを設定します。

設定が終わったら、テストの回答を送って、メールが意図どおりに届くかを必ず確認しましょう。

アドオンによって、設定の方法や使える機能、料金が異なります。導入の前に、提供元、必要な権限、料金、評価を確認しましょう。

アドオンを使うときの注意点

アドオンは、フォームの回答やメールの送信の権限を求めることがあります。会社のアカウントで使う場合は、管理者が許可しているアドオンかを確認し、必要に応じて情報システムの担当者に相談しましょう。

また、アドオンによっては、複数のアカウントでログインしていると正しく動かない、送信の設定がフォームではなくアカウントごとに保存されるといった注意点が案内されている場合もあります。アドオンの説明をよく読んでから使いましょう。

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方法3｜GASで自由な自動返信を作る

回答の内容に応じてメールを送り分けたい、社内にも通知したい、ほかの仕組みと連携したいといった場合は、Google Apps Script（GAS）を使う方法が向いています。

GASとは

GASは、Googleのサービスを自動で動かすためのプログラムの仕組みです。Googleフォーム、スプレッドシート、Gmailなどと連携して、フォームが送信されたときに自動でメールを送るといった処理を作れます。

GASは、Googleのアカウントがあれば追加の費用なしで使えるのも利点です。ただし、プログラムを書く必要があるため、標準機能やアドオンに比べると、少し専門の知識が必要になります。

GASで自動返信を作る手順

ここでは、フォームの回答を集めるスプレッドシートにGASを設定する方法の流れを紹介します。

GASは、フォームそのものに設定する方法と、回答を集めるスプレッドシートに設定する方法があります。スプレッドシートに設定すると、回答の内容を項目の名前で取り出しやすいため、初めての場合におすすめです。

まず、フォームの「回答」のタブから、回答をスプレッドシートにつなぎます。次に、スプレッドシートのメニューの「拡張機能」から「Apps Script」を開き、プログラムを書きます。最後に、「トリガー」の設定で、「フォーム送信時」にプログラムが動くように設定します。

プログラムの例

次の例は、フォームの「メールアドレス」と「お名前」の項目の内容を使って、受付のメールを送る簡単なプログラムです。項目の名前は、実際のフォームに合わせて変更してください。

function sendAutoReply(e) {

  const values = e.namedValues;

  const email = values[‘メールアドレス’][0];

  const name = values[‘お名前’][0];

  const subject = ‘お問い合わせを受け付けました’;

  const body = name + ‘ 様\n\nお問い合わせいただき、ありがとうございます。\n’ +

    ‘内容を確認のうえ、担当者よりご連絡いたします。’;

  MailApp.sendEmail(email, subject, body);

}

初めてプログラムを動かすときは、メールの送信などの権限の許可を求められます。内容を確認して許可しましょう。

本番のフォームで使う前に、テストのフォームで動作を確かめることが大切です。自分のメールアドレスで回答して、メールが届くか、本文の内容が正しいかを確認しましょう。

GASでできることの例

GASを使えば、回答の内容に応じて本文を変える、社内の担当者にも通知する、回答をほかのシートに整理する、チャットのツールに通知するなど、さまざまな処理を組み合わせられます。

たとえば、お問い合わせの種類が「見積もり」の場合は営業の担当者に、「サポート」の場合はサポートの担当者に通知するといった振り分けも、GASで実現できます。

こうした仕組みづくりは、ネクストスケールのAI業務自動化・GAS開発でも支援しています。

GASでの送信の上限に注意する

GASでメールを送る場合は、Googleが定める1日あたりのメールの送信の上限があります。一般に、個人のGoogleアカウントでは少なく、Google Workspaceのアカウントでは多くの上限が設けられています。回答が多いフォームでは、上限に達していないかを、Googleの公式の割り当ての一覧で確認しましょう。

上限に達すると、その日はメールが送信されなくなるため、大量の回答が見込まれる場合は、会社のアカウントでの運用を検討しましょう。

作成者への通知の設定

自動返信とあわせて、フォームの作成者が新しい回答に気づけるようにしておくと便利です。

新しい回答のメール通知をオンにする

Googleフォームの「回答」のタブのメニューから、新しい回答があったときにメールで通知を受け取る設定をオンにできます。お問い合わせのフォームでは、担当者がすぐに対応できるよう、オンにしておきましょう。

この通知は、フォームの作成者のアカウントに届きます。担当者が複数いる場合や、作成者以外の人が対応する場合は、通知の届け先を工夫する必要があります。

チームへの通知はアドオンやGASで

複数の担当者に通知したい、回答の内容を通知のメールに含めたい場合は、アドオンやGASを使うと、柔軟に設定できます。

普段のやり取りにチャットのツールを使っている場合は、チャットのツールに通知を送るようにすると、担当者が気づきやすくなります。

自動返信が届かないときの対処法

自動返信のメールが届かない場合は、次の点を確認しましょう。

迷惑メールのフォルダを確認する

公式のヘルプでは、迷惑メールのフィルタや、ほかの不正の防止の対策によって、回答者に回答のコピーが届かない場合があると案内されています。回答者に、迷惑メールのフォルダを確認してもらうよう案内しましょう。

フォームの最後の画面（確認のメッセージ）に、「受付のメールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認ください」と記載しておくと、回答者が自分で確認しやすくなります。

メールアドレスの収集の設定を確認する

「回答のコピーを回答者に送信」の設定は、メールアドレスを収集する設定がオンでないと選べません。設定が正しく保存されているかを確認しましょう。

設定を変更した後は、自分で回答を送って、メールが届くかを確認しておくと安心です。

入力されたメールアドレスを確認する

「回答者からの入力」の場合は、メールアドレスの入力の誤りで届かないことがあります。回答の一覧で、入力されたメールアドレスを確認しましょう。

GASやアドオンの設定を確認する

GASの場合は、トリガーが正しく設定されているか、項目の名前がプログラムと一致しているか、権限の許可が済んでいるか、送信の上限に達していないかを確認します。アドオンの場合は、アドオンの設定が保存されているかを確認しましょう。

GASの画面の「実行数」では、プログラムが動いたかどうかや、エラーの内容を確認できます。原因を探す手がかりとして活用しましょう。

業務で自動返信を使うときの注意点

業務で自動返信を使う場合は、信頼性と情報の扱いに注意が必要です。

自動返信の文面を整える

受付のメールには、受付の内容、今後の対応の流れ、返信までの目安、問い合わせ先などを記載すると、相手が安心できます。自動で送られたメールであることも明記しておくとよいでしょう。

送信専用のアドレスから送る場合は、返信しても届かないことと、問い合わせの窓口を明記しておくと、相手が困らずに済みます。

個人情報の扱いに注意する

フォームでは、氏名、メールアドレス、電話番号などの個人情報を集めることが多くあります。回答のデータの保存の場所、アクセスできる人の範囲、保存の期間を決め、個人情報の取り扱いの方針をフォームに明記しましょう。

自動返信のメールに、回答の内容をすべて載せるかどうかも検討しましょう。誤ったメールアドレスに送られた場合に、情報が第三者に伝わるおそれがあるためです。

送信元のアカウントを決める

GASやアドオンで送るメールは、設定したアカウントから送信されます。個人のアカウントではなく、会社の窓口のアカウントから送るよう設定すると、担当者が変わっても運用を続けやすくなります。

また、フォームの質問の項目の名前を変更すると、GASのプログラムが動かなくなることがあります。フォームを変更するときは、GASの設定もあわせて確認しましょう。

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自動返信メールの文面の例

アドオンやGASで自動返信を送る場合の、文面の例を紹介します。会社の状況に合わせて調整してください。

お問い合わせの受付のメール

件名：【〇〇株式会社】お問い合わせを受け付けました

〇〇 様

このたびは、お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

以下の内容でお問い合わせを受け付けました。

内容を確認のうえ、3営業日以内に担当者よりご連絡いたします。

※このメールは、送信専用のアドレスから自動で送信しています。

セミナーの申し込みの受付のメール

件名：【セミナーのお申し込み完了】〇月〇日（〇）開催

〇〇 様

セミナーにお申し込みいただき、ありがとうございます。

当日の参加の方法は、開催の前日までに改めてご案内いたします。

文面を作るときのポイント

受付が完了したこと、次に何が起きるか、いつまでに連絡があるかを明確に書くと、相手が安心できます。また、問い合わせの内容の控えを本文に含めると、相手が内容を確認しやすくなります。

文面は、ChatGPTなどの生成AIに、会社の雰囲気や目的を伝えて案を作ってもらうと、短い時間で整えられます。

社内でフォームの自動化を進める進め方

Googleフォームの自動返信をきっかけに、社内の業務の自動化を広げていく進め方を紹介します。

手作業の多い業務を洗い出す

まず、フォームで受け付けた後に、手作業でメールを送ったり、転記したりしている業務を洗い出しましょう。自動化の効果が大きい業務から優先して取り組みます。

1件あたりの作業の時間と、月の件数を掛け合わせると、自動化で減らせる時間の目安がわかり、優先順位を決めやすくなります。

標準機能から始めて、必要に応じて広げる

最初は標準の機能で回答のコピーを送るところから始め、文面や送り分けが必要になったら、アドオンやGASに広げていくと、無理なく進められます。

GASで作る場合も、最初はシンプルな受付のメールだけを作り、動作を確かめてから、送り分けや通知などの機能を加えていくと、問題が起きたときに原因を見つけやすくなります。

管理の担当者を決める

GASやアドオンで作った仕組みは、誰が管理し、問題が起きたときに誰が対応するかを決めておきましょう。担当者の異動や退職で、仕組みが止まってしまうことを防げます。

AIで業務を効率化する方法の全体像は、AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説でも紹介しています。

関連記事：AIで業務効率化する方法とは？活用例・おすすめツール・導入手順を解説

自動返信を活用した業務の効率化の例

ここでは、Googleフォームの自動返信を活用した業務の効率化の例を紹介します。

お問い合わせの受付

お問い合わせのフォームに自動返信を設定すると、受付の確認のメールを手作業で送る手間がなくなります。担当者への通知とあわせて、対応の漏れも防げます。

受付の確認のメールがすぐに届くことで、相手に安心感を与え、会社の信頼性を高める効果も期待できます。

イベントやセミナーの申し込み

申し込みのフォームの自動返信に、日時、場所、参加の方法を記載しておくと、参加者への案内を自動化できます。GASを使えば、申し込みの内容に応じて案内を変えることもできます。

申し込みの数が定員に達したら受付を締め切るといった処理も、GASで自動化できます。

社内の申請や報告

社内の申請や日報のフォームで、提出の確認のメールを送ったり、承認者に通知したりする使い方もできます。申請と承認の流れを整える考え方は、ワークフローで業務効率化を実現するには？導入メリット・ツール選び・成功事例を解説も参考にしてください。

日報の作成を自動化する方法は、日報の自動化とは？5つの方法とメリット・デメリット、失敗しないツールの選び方を解説でも紹介しています。

関連記事：ワークフローで業務効率化を実現するには？導入メリット・ツール選び・成功事例を解説

関連記事：日報の自動化とは？5つの方法とメリット・デメリット、失敗しないツールの選び方を解説

Googleフォームの自動返信に関するよくある質問

最後に、Googleフォームの自動返信についてよく寄せられる質問と、その回答を紹介します。

標準機能で自動返信の文面を変えられる？

標準の機能で送られるのは、回答の内容のコピーで、件名や本文を自由に変えることはできません。文面を変えたい場合は、アドオンやGASを使いましょう。

Googleアカウントを持っていない人にも送れる？

「メールアドレスを収集する」を「回答者からの入力」にすると、Googleアカウントを持っていない人も回答でき、入力したメールアドレスに回答のコピーが送られます。

GASの知識がなくても作れる？

簡単な自動返信であれば、プログラムの例を参考に作ることができます。ChatGPTなどの生成AIに、フォームの項目と送りたいメールの内容を伝えて、GASのプログラムを作ってもらう方法もあります。ただし、作ったプログラムは、テストのフォームで動作を確かめてから使いましょう。

業務で長く使う仕組みや、ほかのシステムと連携する仕組みは、専門の知識を持った人に確認してもらうと安心です。

社員が生成AIやGASを業務で使いこなせるよう、生成AI活用研修などで基礎をそろえておくのも効果的です。

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まとめ｜目的に合った方法で、Googleフォームの自動返信を設定しよう

Googleフォームでは、メールアドレスの収集をオンにし、「回答のコピーを回答者に送信」を設定することで、標準の機能で回答のコピーを自動で送れます。件名や本文を整えたい場合はアドオン、回答に応じて送り分けたりほかの仕組みと連携したりしたい場合はGASが向いています。

自動返信が届かない場合は、迷惑メールのフォルダや設定、入力されたメールアドレス、GASの設定を確認しましょう。業務で使う場合は、文面や個人情報の扱い、送信元のアカウントにも注意が必要です。詳しくは、Googleの公式のヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」で確認できます。

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