SOLUTION / 社内情報・総務
AIでマニュアル作成と引き継ぎ資料の整備を支援
担当者だけが知る手順を、
次の人も使える資料へ。
作業メモや既存資料から手順を整理し、マニュアルの下書き・現場確認・更新の流れを設計します。読み手が迷わず作業できることを、完成の基準にします。
YOUR CHALLENGES
マニュアル・引き継ぎ資料作成でこんなお悩みはありませんか
手順が担当者の記憶に頼っている
口頭説明が多く、異動や休暇のたびに同じ説明を繰り返している。
資料の粒度が揃わない
作成者によって見出しや説明量が違い、初めて読む人が必要な手順を探しにくい。
更新されず実務とずれる
画面やルールが変わっても修正されず、古い内容を教えてしまう。
作業の順番だけでなく、開始条件・判断基準・例外時の連絡先まで記録します。AIによる下書きは担当者が実際の操作と照合し、未確認の手順を完成版へ混ぜない運用にします。
WORKFLOW
AIを使ったマニュアル作成の進め方
作業と判断を聞き取る
実際の手順、入力情報、承認者、例外処理を整理し、既存資料で足りない項目を補います。
読み手に合わせて下書きする
共通の章立てと表記でまとめ、AIが補った内容と原資料の情報を区別して確認します。
現場で試して更新する
初めて担当する人が資料を使い、迷う箇所を修正します。管理者と見直し時期を決めます。
対象とする業務の範囲
既存のマニュアル作成テーマに引き継ぎ資料を統合。検索機能はT02へ。
USE CASES
マニュアル・引き継ぎ資料作成の活用例
対象部署や処理の種類を絞り、使う人・渡す情報・確認する内容を具体化します。
総務
定型手続きの手順書
申請の開始条件から提出先までを整理し、社内様式へのリンクと一緒に管理します。
営業事務
見やすい引き継ぎ書
担当業務、取引先との約束、保留事項を分け、異動後に確認すべきことを明確にします。
現場運営
作業前の確認資料
作業写真やチェック項目を整理します。安全に関わる内容は現場責任者が確認します。
※業務を整理するための想定例です。特定の企業の導入実績や効果を示すものではありません。
OUR SUPPORT
マニュアル・引き継ぎ資料作成の支援内容
ネクストスケールの業務整理・AI活用・開発・研修を組み合わせ、必要な支援範囲を検討します。
業務と使用情報の整理
現在のマニュアル・引き継ぎ資料作成の手順と担当を確認します。既存の手順書・作業メモ／読み手と利用場面／更新担当・承認者をもとに、自動化する工程と人の判断を残す工程を分け、対象範囲を整理します。
見やすい引き継ぎ書の構成を整える
共通の章立てと表記でまとめ、AIが補った内容と原資料の情報を区別して確認します。 既存ツールで対応する方法、研修・設定の支援、個別に開発する方法を比較し、操作と確認の負担を踏まえて構成を検討します。
試作・検証と例外処理の確認
繰り返し説明している一つの手続きを対象として試します。資料にない操作や判断基準をAIに補完させず、不明点として担当者へ戻します。 通常の処理だけでなく、欠損・修正・再実行などのケースも確認し、課題と対応方針を記録します。
担当者への展開と運用の整備
入力・確認・承認・更新の担当を決め、操作方法と例外時の連絡先を揃えます。作成・更新時間、読み手からの再質問、手順の不足・誤記を確認する方法を決め、導入前後を比較しながら改善範囲を見直します。
※支援範囲・成果物はご相談後に確認します。特定の製品・設備との接続、専門領域の提供可否、料金・納期を確約するものではありません。
ネクストスケール
現状の整理、実現方法の検討、合意した範囲の設計・検証・定着を支援
貴社
業務手順の正誤・配布範囲・正式版の承認
OPERATION DESIGN
マニュアル・引き継ぎ資料作成を運用する際の確認事項
自動化できる部分と、担当者が確認・判断する部分を明確にします。
実際に存在する手順だけを書く
資料にない操作や判断基準をAIに補完させず、不明点として担当者へ戻します。
更新元と承認者を明確にする
下書きと正式版を区別し、版番号、変更日、確認者を管理します。
機密情報を資料へ混ぜない
個人情報、顧客の固有情報、パスワードを除き、配布先に応じた内容に整えます。
START WITH YOUR WORK
いまの業務から、
見直せる工程を一緒に整理しませんか。
繰り返し説明している一つの手続きなど、対象を絞ったご相談から検討します。
PROCESS
マニュアル・引き継ぎ資料作成の導入・改善の進め方
ツールの導入だけを先に決めず、対象業務と確認体制を整理して段階的に進めます。
- STEP01
現状と対象範囲を確認
既存の手順書・作業メモ／読み手と利用場面／更新担当・承認者を確認し、現在の作業と困りごとを整理します。共有可能な範囲のサンプルで構いません。
- STEP02
構成・役割・費用を整理
共通の章立てと表記でまとめ、AIが補った内容と原資料の情報を区別して確認します。 使う環境、必要な工程、担当範囲を確認してから進め方を検討します。
- STEP03
限定した範囲で試験運用
繰り返し説明している一つの手続きから試し、通常時と例外時の動作を確認します。結果を見て、修正または対象範囲の見直しを行います。
- STEP04
利用開始後の確認と改善
作成・更新時間、読み手からの再質問、手順の不足・誤記を確認します。担当者の負担や未解決の課題を踏まえ、継続的な見直しの方法を整えます。
初回相談で分かると進めやすいこと
既存の手順書・作業メモ／読み手と利用場面／更新担当・承認者
資料が揃っていなくても構いません。問い合わせフォームには、個人情報・顧客の機密情報・パスワードを記載しないでください。
COST
マニュアル・引き継ぎ資料作成の費用について
一律の料金・削減効果・納期を設定せず、業務や環境の条件を確認します。
費用・工数を検討する際の主な条件
- 業務の把握方法
- 既存資料の有無、聞き取り、画面・作業の記録
- 作成する資料
- 業務数、形式、対象者別の書き分け
- 運用定着
- 承認手順、更新担当の説明、利用者への研修
必要な支援範囲と実現方法を確認してから見積もりを検討します。ライセンス・従量課金・機器等が必要な場合は、開発や研修の費用と分けて確認します。
FAQ
マニュアル・引き継ぎ資料作成のよくあるご質問
Q口頭でしか残っていない業務も対象になりますか？
＋
ヒアリングや作業記録から整理を始められます。録音・撮影を行う場合は社内の許可と取り扱いルールを先に確認します。
QAIだけで正しいマニュアルを完成できますか？
＋
担当者による確認が必要です。下書き作成を補助し、実際の操作やルールと照合して正式版にする流れを設計します。
Q社内文書検索のページとは別ですか？
＋
ここでは資料を作り、更新する業務を扱います。完成した資料を探す仕組みは社内文書検索として連携を検討できます。
Q導入後の運用や担当者向けの説明も相談できますか？
＋
利用手順、確認項目、更新担当、例外時の対応を含めて検討します。支援内容と継続対応の範囲は、導入前にご相談のうえで決めます。
CONTACT
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設立：2022年3月