SOLUTION / 社内情報・総務
生成AIで社内文書検索とナレッジ管理を効率化
資料のありかを知る人に、
探す仕事を集中させない。
規程・手順書・過去の提案資料などを対象に、検索範囲と閲覧権限を整理。必要な情報と出典にたどり着くための、社内文書検索の仕組みづくりを検討します。
YOUR CHALLENGES
社内文書検索・ナレッジ管理でこんなお悩みはありませんか
資料の所在が分からない
フォルダ・チャット・共有ドライブに情報が分散し、詳しい人に聞かないと見つからない。
古い資料を参照してしまう
同じ名前の文書が複数あり、どれが最新で業務に使えるか判断しづらい。
閲覧範囲が曖昧になっている
部署や案件によって公開できる情報が異なり、一括検索の対象を決められない。
文書を集めるだけでなく、検索対象の版・更新日・所有部署を揃えます。回答文だけを見せるのではなく、判断に使った資料の該当箇所を確認できる設計を重視します。
WORKFLOW
生成AIによる社内文書検索の仕組み
対象文書と版を揃える
文書の所有者、保存場所、更新日、公開範囲を一覧化し、検索に使わない資料を切り分けます。
質問と関連資料を結び付ける
実務で使う言葉による質問と、参照すべき文書の組を用意して検索・回答の構成を検討します。
出典を確認して業務に使う
回答の参照元を開き、内容を確認して利用します。根拠が見つからない場合は担当部署へ確認します。
対象とする業務の範囲
蓄積済み情報の検索・参照。作成・更新はマニュアル、公開・共有環境はポータルへ。
USE CASES
社内文書検索・ナレッジ管理の活用例
対象部署や処理の種類を絞り、使う人・渡す情報・確認する内容を具体化します。
管理部門
規程・申請手順を探す
適用する部署や更新日を踏まえて、必要な手順書へ案内する検索を検討します。
営業部門
過去の提案資料を参照する
顧客名や機密区分を管理しながら、再利用できる説明・実績資料を探す流れを整理します。
技術部門
過去の対応記録を調べる
現象や使用環境で記録を探し、今回の状況に使えるかを担当者が判断する運用にします。
※業務を整理するための想定例です。特定の企業の導入実績や効果を示すものではありません。
OUR SUPPORT
社内文書検索・ナレッジ管理の支援内容
ネクストスケールの業務整理・AI活用・開発・研修を組み合わせ、必要な支援範囲を検討します。
業務と使用情報の整理
現在の社内文書検索・ナレッジ管理の手順と担当を確認します。文書の保管場所・形式・更新担当／代表的な検索質問／部署ごとの閲覧権限をもとに、自動化する工程と人の判断を残す工程を分け、対象範囲を整理します。
AIを活用したナレッジ管理の設計
実務で使う言葉による質問と、参照すべき文書の組を用意して検索・回答の構成を検討します。 既存ツールで対応する方法、研修・設定の支援、個別に開発する方法を比較し、操作と確認の負担を踏まえて構成を検討します。
試作・検証と例外処理の確認
一部門の規程や手順書など、更新責任者が明確な資料を対象として試します。検索時と原文閲覧時の双方で権限を確認します。検索結果や要約から制限情報が漏れないかも試験対象です。 通常の処理だけでなく、欠損・修正・再実行などのケースも確認し、課題と対応方針を記録します。
担当者への展開と運用の整備
入力・確認・承認・更新の担当を決め、操作方法と例外時の連絡先を揃えます。正しい資料への到達率、検索に要する時間、根拠なし回答と更新漏れの件数を確認する方法を決め、導入前後を比較しながら改善範囲を見直します。
※支援範囲・成果物はご相談後に確認します。特定の製品・設備との接続、専門領域の提供可否、料金・納期を確約するものではありません。
ネクストスケール
現状の整理、実現方法の検討、合意した範囲の設計・検証・定着を支援
貴社
資料の公開可否・最新版の判断・検索結果の内容確認
OPERATION DESIGN
社内文書検索・ナレッジ管理を運用する際の確認事項
自動化できる部分と、担当者が確認・判断する部分を明確にします。
文書のアクセス権を守る
検索時と原文閲覧時の双方で権限を確認します。検索結果や要約から制限情報が漏れないかも試験対象です。
削除・更新を検索対象へ反映する
版の差し替え、廃止文書、退職者の資料などを誰が管理するかを決めます。
回答の正しさと検索の便利さを分ける
検索できた件数だけでなく、正しい資料に到達したか、根拠がない回答が出ないかを確認します。
START WITH YOUR WORK
いまの業務から、
見直せる工程を一緒に整理しませんか。
一部門の規程や手順書など、更新責任者が明確な資料など、対象を絞ったご相談から検討します。
PROCESS
社内文書検索・ナレッジ管理の導入・改善の進め方
ツールの導入だけを先に決めず、対象業務と確認体制を整理して段階的に進めます。
- STEP01
現状と対象範囲を確認
文書の保管場所・形式・更新担当／代表的な検索質問／部署ごとの閲覧権限を確認し、現在の作業と困りごとを整理します。共有可能な範囲のサンプルで構いません。
- STEP02
構成・役割・費用を整理
実務で使う言葉による質問と、参照すべき文書の組を用意して検索・回答の構成を検討します。 使う環境、必要な工程、担当範囲を確認してから進め方を検討します。
- STEP03
限定した範囲で試験運用
一部門の規程や手順書など、更新責任者が明確な資料から試し、通常時と例外時の動作を確認します。結果を見て、修正または対象範囲の見直しを行います。
- STEP04
利用開始後の確認と改善
正しい資料への到達率、検索に要する時間、根拠なし回答と更新漏れの件数を確認します。担当者の負担や未解決の課題を踏まえ、継続的な見直しの方法を整えます。
初回相談で分かると進めやすいこと
文書の保管場所・形式・更新担当／代表的な検索質問／部署ごとの閲覧権限
資料が揃っていなくても構いません。問い合わせフォームには、個人情報・顧客の機密情報・パスワードを記載しないでください。
COST
社内文書検索・ナレッジ管理の費用について
一律の料金・削減効果・納期を設定せず、業務や環境の条件を確認します。
費用・工数を検討する際の主な条件
- 文書の整理範囲
- 文書量、形式、版の混在、更新元の数
- 認証・アクセス権
- 利用部門、権限区分、接続先の条件
- 検索品質の検証
- 質問の種類、回答評価、導入後の更新頻度
必要な支援範囲と実現方法を確認してから見積もりを検討します。ライセンス・従量課金・機器等が必要な場合は、開発や研修の費用と分けて確認します。
FAQ
社内文書検索・ナレッジ管理のよくあるご質問
Q社内文書の形式が揃っていなくても相談できますか？
＋
まず形式・保存場所・量を確認します。読み取れない資料や更新者が不明な文書は、対象範囲を絞るか整理を先行させます。
Q社内問い合わせ用のチャットボットと何が違いますか？
＋
このページは文書や知見を探し、出典を参照する業務が中心です。定型質問への回答や窓口への引き継ぎは、社内問い合わせ対応のページで扱います。
Q機密資料もすべて検索できますか？
＋
すべてを一括公開する設計にはしません。資料ごとの権限と利用環境を確認し、安全に扱える範囲を決めます。
Q導入後の運用や担当者向けの説明も相談できますか？
＋
利用手順、確認項目、更新担当、例外時の対応を含めて検討します。支援内容と継続対応の範囲は、導入前にご相談のうえで決めます。
CONTACT
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設立：2022年3月