SOLUTION / 社内情報・総務
SharePoint・Notionを活用し社内ポータルの情報共有を整備
社内のお知らせや手続きを、
迷わず見つかる入口に。
SharePointの社内ポータルやNotionの社内wikiなど、現在の環境を確認して情報の配置を整理します。公開・更新の責任を決め、社員が必要な案内にたどり着く構成を検討します。
YOUR CHALLENGES
社内ポータル・情報共有でこんなお悩みはありませんか
入口がいくつもある
社員が探すたびに複数のチャットやフォルダを確認している。
更新担当が決まっていない
古い告知やリンク切れが残り、どの情報を信頼してよいか分からない。
情報が増えるほど探しづらい
組織図の分類だけでは、社員が行いたい手続きにたどり着かない。
ポータルは情報の入口、wikiは手順や知見を蓄積する場所として、社内での役割を定義します。資料のコピーを増やすのではなく、正式な情報の置き場と更新担当を揃えます。
WORKFLOW
SharePointの社内ポータルで整理する情報
必要な情報と利用者を整理する
告知、申請、規程、ナレッジを分け、誰が何を探すかを確認します。
正式な置き場と導線を揃える
ページ・メニュー・リンクを設計し、原本の管理場所を重複させない構成を検討します。
公開と更新の運用を決める
公開前確認、更新期限、廃止情報の整理を担当者が継続できる手順にします。
対象とする業務の範囲
情報の掲載・共有・アクセス環境。T02の検索・参照、T03の原稿作成とは分ける。
USE CASES
社内ポータル・情報共有の活用例
対象部署や処理の種類を絞り、使う人・渡す情報・確認する内容を具体化します。
総務
手続きの入口を一本化
入社・出張・備品申請など、利用場面から必要な案内を選べる構成を検討します。
全社広報
お知らせの公開管理
対象部署や掲載期間を定め、重要な告知と過去の情報を分けます。
部門運営
Notionの社内wiki整備
作業手順や用語を蓄積する単位を揃え、更新責任者が分かる運用にします。
※業務を整理するための想定例です。特定の企業の導入実績や効果を示すものではありません。
OUR SUPPORT
社内ポータル・情報共有の支援内容
ネクストスケールの業務整理・AI活用・開発・研修を組み合わせ、必要な支援範囲を検討します。
業務と使用情報の整理
現在の社内ポータル・情報共有の手順と担当を確認します。現在の情報配置・リンク一覧／社員が探す手続き／編集権限・更新担当をもとに、自動化する工程と人の判断を残す工程を分け、対象範囲を整理します。
Notionの社内wikiと役割を分ける
ページ・メニュー・リンクを設計し、原本の管理場所を重複させない構成を検討します。 既存ツールで対応する方法、研修・設定の支援、個別に開発する方法を比較し、操作と確認の負担を踏まえて構成を検討します。
試作・検証と例外処理の確認
総務から案内する主要な手続きを対象として試します。外部共有設定も含め、誰が閲覧・編集・承認できるかを確認します。 通常の処理だけでなく、欠損・修正・再実行などのケースも確認し、課題と対応方針を記録します。
担当者への展開と運用の整備
入力・確認・承認・更新の担当を決め、操作方法と例外時の連絡先を揃えます。必要な案内への到達、リンク切れ、更新期限切れ、確認の問い合わせを確認する方法を決め、導入前後を比較しながら改善範囲を見直します。
※支援範囲・成果物はご相談後に確認します。特定の製品・設備との接続、専門領域の提供可否、料金・納期を確約するものではありません。
ネクストスケール
現状の整理、実現方法の検討、合意した範囲の設計・検証・定着を支援
貴社
公開内容・正式版の指定・ページ更新の承認
OPERATION DESIGN
社内ポータル・情報共有を運用する際の確認事項
自動化できる部分と、担当者が確認・判断する部分を明確にします。
閲覧と編集の権限を分ける
外部共有設定も含め、誰が閲覧・編集・承認できるかを確認します。
原本を分散させない
同じ規程を複数箇所で更新せず、正式版に案内する導線を作ります。
古い情報を整理する
掲載期限、リンク点検、退職者が管理していたページの引き継ぎを決めます。
START WITH YOUR WORK
いまの業務から、
見直せる工程を一緒に整理しませんか。
総務から案内する主要な手続きなど、対象を絞ったご相談から検討します。
PROCESS
社内ポータル・情報共有の導入・改善の進め方
ツールの導入だけを先に決めず、対象業務と確認体制を整理して段階的に進めます。
- STEP01
現状と対象範囲を確認
現在の情報配置・リンク一覧／社員が探す手続き／編集権限・更新担当を確認し、現在の作業と困りごとを整理します。共有可能な範囲のサンプルで構いません。
- STEP02
構成・役割・費用を整理
ページ・メニュー・リンクを設計し、原本の管理場所を重複させない構成を検討します。 使う環境、必要な工程、担当範囲を確認してから進め方を検討します。
- STEP03
限定した範囲で試験運用
総務から案内する主要な手続きから試し、通常時と例外時の動作を確認します。結果を見て、修正または対象範囲の見直しを行います。
- STEP04
利用開始後の確認と改善
必要な案内への到達、リンク切れ、更新期限切れ、確認の問い合わせを確認します。担当者の負担や未解決の課題を踏まえ、継続的な見直しの方法を整えます。
初回相談で分かると進めやすいこと
現在の情報配置・リンク一覧／社員が探す手続き／編集権限・更新担当
資料が揃っていなくても構いません。問い合わせフォームには、個人情報・顧客の機密情報・パスワードを記載しないでください。
COST
社内ポータル・情報共有の費用について
一律の料金・削減効果・納期を設定せず、業務や環境の条件を確認します。
費用・工数を検討する際の主な条件
- 情報設計
- 情報数、移行対象、部署別の構成
- 環境と権限
- 利用製品、契約、編集・閲覧範囲
- 更新運用
- 承認手順、管理担当者への説明
必要な支援範囲と実現方法を確認してから見積もりを検討します。ライセンス・従量課金・機器等が必要な場合は、開発や研修の費用と分けて確認します。
FAQ
社内ポータル・情報共有のよくあるご質問
QSharePointとNotionの両方が必要ですか？
＋
必須ではありません。現在の契約や社内の使い方を踏まえ、一つの環境で済むかも含めて検討します。
QSharePointの社内ポータル事例をそのまま真似できますか？
＋
見た目だけでなく、情報量・権限・更新体制が自社に合うかを確認する必要があります。このページの活用例は導入実績ではありません。
Q検索機能まで同時に作る必要がありますか？
＋
まず情報の置き場と更新を整える進め方もあります。文書の横断検索や回答生成は別工程として切り分けて検討します。
Q導入後の運用や担当者向けの説明も相談できますか？
＋
利用手順、確認項目、更新担当、例外時の対応を含めて検討します。支援内容と継続対応の範囲は、導入前にご相談のうえで決めます。
CONTACT
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設立：2022年3月