SOLUTION / 社内情報・総務
AIで議事録を自動作成し会議後の共有を効率化
文字起こしで止めず、
決定事項が伝わる議事録へ。
会議の記録から議事録の下書き、決定事項・担当者・期限の確認、共有までを整理。議事録作成AIを、実際の会議運営に組み込む方法を検討します。
YOUR CHALLENGES
議事録作成・会議情報共有でこんなお悩みはありませんか
会議後の清書に時間がかかる
メモや録音を聞き直して整理する作業が、会議のたびに発生している。
決定事項が曖昧になる
話題の要約はあるものの、誰がいつまでに行うかが共有されない。
記録の保存場所がばらつく
録音・文字起こし・確定版が別々に管理され、後から探しづらい。
発言の要約と、正式な決定事項は分けて扱います。会議中に確定していない担当者や期限を補完せず、確認後に関係者へ配布する設計にします。
WORKFLOW
議事録の自動作成から共有までの流れ
会議を記録する条件を決める
記録対象、参加者への案内、保存先、利用できる会議ツールを確認します。
下書きと確認項目を分ける
議題ごとの要約、決定事項、未決事項、担当・期限を分けて出力する構成を整えます。
承認後に必要な相手へ共有する
発言の誤認や固有名詞を確認し、正式版を共有します。作業項目を別の管理表へつなぐ範囲も検討します。
対象とする業務の範囲
会議記録・決定事項・共有。日報や定例数値報告とは入力情報を分ける。
USE CASES
議事録作成・会議情報共有の活用例
対象部署や処理の種類を絞り、使う人・渡す情報・確認する内容を具体化します。
定例会議
担当と期限の共有
毎回同じ書式で決定事項を確認し、前回から残った項目と新しい依頼を分けます。
顧客との会議
商談・打ち合わせの記録
記録の可否を事前に確認し、顧客との合意内容を担当者が照合して残します。
社内検討会
未決事項の整理
候補案と最終決定を区別し、継続して検討する論点を次回へ引き継ぎます。
※業務を整理するための想定例です。特定の企業の導入実績や効果を示すものではありません。
OUR SUPPORT
議事録作成・会議情報共有の支援内容
ネクストスケールの業務整理・AI活用・開発・研修を組み合わせ、必要な支援範囲を検討します。
業務と使用情報の整理
現在の議事録作成・会議情報共有の手順と担当を確認します。会議の種類・頻度／現在の議事録様式／利用ツール・録音ルール・共有先をもとに、自動化する工程と人の判断を残す工程を分け、対象範囲を整理します。
議事録作成AIを会議の種類に合わせて使う
議題ごとの要約、決定事項、未決事項、担当・期限を分けて出力する構成を整えます。 既存ツールで対応する方法、研修・設定の支援、個別に開発する方法を比較し、操作と確認の負担を踏まえて構成を検討します。
試作・検証と例外処理の確認
社内の一つの定例会議を対象として試します。参加者への案内、保存期間、閲覧者を決め、記録に適さない会議は対象外にします。 通常の処理だけでなく、欠損・修正・再実行などのケースも確認し、課題と対応方針を記録します。
担当者への展開と運用の整備
入力・確認・承認・更新の担当を決め、操作方法と例外時の連絡先を揃えます。清書・確認にかかる時間、決定事項の記載漏れ、共有までの時間を確認する方法を決め、導入前後を比較しながら改善範囲を見直します。
※支援範囲・成果物はご相談後に確認します。特定の製品・設備との接続、専門領域の提供可否、料金・納期を確約するものではありません。
ネクストスケール
現状の整理、実現方法の検討、合意した範囲の設計・検証・定着を支援
貴社
記録の許可・合意事項の確認・議事録の承認
OPERATION DESIGN
議事録作成・会議情報共有を運用する際の確認事項
自動化できる部分と、担当者が確認・判断する部分を明確にします。
録音・共有の範囲を確認する
参加者への案内、保存期間、閲覧者を決め、記録に適さない会議は対象外にします。
発言していない内容を確定しない
曖昧な担当者・期限・数値は未確認として残し、会議主催者が確認します。
元記録と確定版を管理する
修正の経緯と正式版の場所を揃え、不要になった音声・文字起こしの扱いを決めます。
START WITH YOUR WORK
いまの業務から、
見直せる工程を一緒に整理しませんか。
社内の一つの定例会議など、対象を絞ったご相談から検討します。
PROCESS
議事録作成・会議情報共有の導入・改善の進め方
ツールの導入だけを先に決めず、対象業務と確認体制を整理して段階的に進めます。
- STEP01
現状と対象範囲を確認
会議の種類・頻度／現在の議事録様式／利用ツール・録音ルール・共有先を確認し、現在の作業と困りごとを整理します。共有可能な範囲のサンプルで構いません。
- STEP02
構成・役割・費用を整理
議題ごとの要約、決定事項、未決事項、担当・期限を分けて出力する構成を整えます。 使う環境、必要な工程、担当範囲を確認してから進め方を検討します。
- STEP03
限定した範囲で試験運用
社内の一つの定例会議から試し、通常時と例外時の動作を確認します。結果を見て、修正または対象範囲の見直しを行います。
- STEP04
利用開始後の確認と改善
清書・確認にかかる時間、決定事項の記載漏れ、共有までの時間を確認します。担当者の負担や未解決の課題を踏まえ、継続的な見直しの方法を整えます。
初回相談で分かると進めやすいこと
会議の種類・頻度／現在の議事録様式／利用ツール・録音ルール・共有先
資料が揃っていなくても構いません。問い合わせフォームには、個人情報・顧客の機密情報・パスワードを記載しないでください。
COST
議事録作成・会議情報共有の費用について
一律の料金・削減効果・納期を設定せず、業務や環境の条件を確認します。
費用・工数を検討する際の主な条件
- 記録対象
- 会議数、音声の長さ、会議形式
- 出力・連携
- 議事録書式、共有先、タスク管理との接続
- 運用整備
- 録音ルール、承認、保存・削除の設計
必要な支援範囲と実現方法を確認してから見積もりを検討します。ライセンス・従量課金・機器等が必要な場合は、開発や研修の費用と分けて確認します。
FAQ
議事録作成・会議情報共有のよくあるご質問
Q既存の議事録ツールをそのまま使えますか？
＋
契約内容、出力形式、共有方法を確認して検討します。新しいツールの導入が前提ではありません。
Q録音できない会議も相談できますか？
＋
メモや会議中の記録から下書きを整理する方法を検討します。許可されていない録音を行う必要はありません。
QAIが作った議事録をそのまま配布してよいですか？
＋
誤認や要約漏れを確認する工程を残します。特に合意事項や数字は主催者・担当者が確かめてから共有します。
Q導入後の運用や担当者向けの説明も相談できますか？
＋
利用手順、確認項目、更新担当、例外時の対応を含めて検討します。支援内容と継続対応の範囲は、導入前にご相談のうえで決めます。
CONTACT
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設立：2022年3月