SOLUTION / 社内情報・総務
Teamsのタスク管理と進捗共有の仕組みを整える
確認のための会議を減らし、
担当・期限・次の作業を明確に。
Teamsやスプレッドシートなどの既存環境を確認し、作業の登録・更新・確認を整理します。ガントチャートの作成そのものより、進捗が更新される運用を重視します。
YOUR CHALLENGES
タスク・プロジェクト進捗管理でこんなお悩みはありませんか
依頼がチャットに埋もれる
口頭・メール・チャットの依頼が別々に残り、担当や期限が不明なままになる。
進捗確認の連絡が増える
管理表が更新されず、責任者が一人ずつ状況を聞いている。
遅れの影響が分かりにくい
関連する作業との順序が曖昧で、どこを先に調整するか判断しづらい。
タスク名だけでなく、完了条件・担当者・期限・他の作業との依存関係を揃えます。チームの更新負担を確認し、通知や報告を増やしすぎない範囲で仕組み化を検討します。
WORKFLOW
Teamsを使ったタスク管理の設計
タスクの登録ルールを揃える
依頼内容、担当、期限、完了条件を必須項目として整理します。
更新と通知の経路を決める
日常的に開く場所から状況を更新できる方法と、必要な相手への通知を検討します。
遅れと変更点を確認する
未着手・停滞・期限変更を分け、ガントチャートや一覧から調整事項を見つけます。
対象とする業務の範囲
担当・期限・進捗の管理。製造工程はT39、開発手法の一般論は対象外。
USE CASES
タスク・プロジェクト進捗管理の活用例
対象部署や処理の種類を絞り、使う人・渡す情報・確認する内容を具体化します。
部門業務
定例作業の抜け漏れ確認
毎月発生する作業の担当・期限を揃え、完了確認ができる一覧にします。
プロジェクト
スプレッドシートで工程を共有
作業の依存関係と日程変更を整理し、管理者が更新責任を持つ運用を検討します。
共同作業
Teamsで依頼状況を確認
利用中の機能・契約・権限を踏まえて、依頼とタスクの確認先を揃えます。
※業務を整理するための想定例です。特定の企業の導入実績や効果を示すものではありません。
OUR SUPPORT
タスク・プロジェクト進捗管理の支援内容
ネクストスケールの業務整理・AI活用・開発・研修を組み合わせ、必要な支援範囲を検討します。
業務と使用情報の整理
現在のタスク・プロジェクト進捗管理の手順と担当を確認します。現在のタスク一覧／利用中のTeams・表の環境／担当者・期限・確認会議をもとに、自動化する工程と人の判断を残す工程を分け、対象範囲を整理します。
スプレッドシートのガントチャートで進捗を共有する
日常的に開く場所から状況を更新できる方法と、必要な相手への通知を検討します。 既存ツールで対応する方法、研修・設定の支援、個別に開発する方法を比較し、操作と確認の負担を踏まえて構成を検討します。
試作・検証と例外処理の確認
一チームの定例作業または一つの案件を対象として試します。チャットと表のどちらを正とするかを定め、転記のためだけの台帳を増やさない設計にします。 通常の処理だけでなく、欠損・修正・再実行などのケースも確認し、課題と対応方針を記録します。
担当者への展開と運用の整備
入力・確認・承認・更新の担当を決め、操作方法と例外時の連絡先を揃えます。状況確認の連絡数、期限・担当の未設定、更新にかかる時間を確認する方法を決め、導入前後を比較しながら改善範囲を見直します。
※支援範囲・成果物はご相談後に確認します。特定の製品・設備との接続、専門領域の提供可否、料金・納期を確約するものではありません。
ネクストスケール
現状の整理、実現方法の検討、合意した範囲の設計・検証・定着を支援
貴社
優先順位・担当割り当て・完了の判定
OPERATION DESIGN
タスク・プロジェクト進捗管理を運用する際の確認事項
自動化できる部分と、担当者が確認・判断する部分を明確にします。
管理表を二重化しない
チャットと表のどちらを正とするかを定め、転記のためだけの台帳を増やさない設計にします。
自動通知を送る条件を絞る
期限超過や承認待ちなど、対応が必要な状態を定義してから通知を設定します。
更新責任と完了条件を決める
担当者の変更や休暇時の引き継ぎも含め、誰が状態を確定するかを明確にします。
START WITH YOUR WORK
いまの業務から、
見直せる工程を一緒に整理しませんか。
一チームの定例作業または一つの案件など、対象を絞ったご相談から検討します。
PROCESS
タスク・プロジェクト進捗管理の導入・改善の進め方
ツールの導入だけを先に決めず、対象業務と確認体制を整理して段階的に進めます。
- STEP01
現状と対象範囲を確認
現在のタスク一覧／利用中のTeams・表の環境／担当者・期限・確認会議を確認し、現在の作業と困りごとを整理します。共有可能な範囲のサンプルで構いません。
- STEP02
構成・役割・費用を整理
日常的に開く場所から状況を更新できる方法と、必要な相手への通知を検討します。 使う環境、必要な工程、担当範囲を確認してから進め方を検討します。
- STEP03
限定した範囲で試験運用
一チームの定例作業または一つの案件から試し、通常時と例外時の動作を確認します。結果を見て、修正または対象範囲の見直しを行います。
- STEP04
利用開始後の確認と改善
状況確認の連絡数、期限・担当の未設定、更新にかかる時間を確認します。担当者の負担や未解決の課題を踏まえ、継続的な見直しの方法を整えます。
初回相談で分かると進めやすいこと
現在のタスク一覧／利用中のTeams・表の環境／担当者・期限・確認会議
資料が揃っていなくても構いません。問い合わせフォームには、個人情報・顧客の機密情報・パスワードを記載しないでください。
COST
タスク・プロジェクト進捗管理の費用について
一律の料金・削減効果・納期を設定せず、業務や環境の条件を確認します。
費用・工数を検討する際の主な条件
- 管理対象
- チーム数、案件数、タスクの種類
- 利用環境
- 既存ツールの機能・権限・接続条件
- 通知と表示
- 確認画面、ガント表示、通知条件
必要な支援範囲と実現方法を確認してから見積もりを検討します。ライセンス・従量課金・機器等が必要な場合は、開発や研修の費用と分けて確認します。
FAQ
タスク・プロジェクト進捗管理のよくあるご質問
QTeamsだけで運用できますか？
＋
現在のライセンスや利用機能、管理対象を確認して判断します。必要に応じて既存の表や別の管理ツールとの役割を整理します。
Qガントチャートを作れば管理は改善しますか？
＋
担当者が更新するタイミングと完了条件が必要です。図の作成だけでなく、日々の確認・変更のルールを整えます。
Q一部のチームから試せますか？
＋
一つの案件や定例業務で、登録項目と通知条件を試してから広げる進め方を検討します。
Q導入後の運用や担当者向けの説明も相談できますか？
＋
利用手順、確認項目、更新担当、例外時の対応を含めて検討します。支援内容と継続対応の範囲は、導入前にご相談のうえで決めます。
CONTACT
お問い合わせ
※ 営業・勧誘を目的としたお問い合わせはご遠慮ください
お申し込みを受け付けました
このあと日程の選択画面へ移動します。ご都合のよい日時をお選びください。
株式会社ネクストスケール
〒791-0221
愛媛県東温市上村甲568-2
設立：2022年3月